Zeitmanagement für Sterbliche

“Zeitmanagement für Sterbliche”. Dieser Untertitel des Buchs 4000 Weeks von Oliver Burkeman hat es mir wirklich angetan.

Eigentlich ist es uns völlig klar: Unser Leben ist zu kurz, um alles zu machen, was auf der To Do Liste unseres Lebens steht.

Und doch leben wir das Gegenteil.

Unser Schlachtruf „Alles – Gleichzeitig – Sofort“ klingt nach Energie und Dynamik. Produziert aber das Gegenteil: Die Liste unserer Prioritäten ist endlos. Wir wollen alles machen und schaffen doch nur wenig, unter größten Anstrengungen.

Der erste Reflex: Zeitmanagement! Auch ich habe die unterschiedlichsten Hacks probiert. Und immer wieder festgestellt, dass sie eigentlich nur Zeit-Mikromanagement sind. Und Mikromanagement habe ich schon immer gehasst.

Zeit also für ein neues Zeitmanagement.

Ein Zeitmanagement, das uns befreit, statt uns in enge Fesseln zu legen.

MEINE Zeit ist endlich.

Der erste Schritt auf dem Weg zu einem neuen Zeitmanagement ist die Erkenntnis, dass unsere Zeit endlich ist. Trivial und doch…

Ganz gleich wie sehr du deine Meetings, Emails und Arbeitspakete optimierst: Deine Zeit bleibt begrenzt. Das gilt erst recht für DEINE Zeit. Also die Zeit, deren Verwendung du selbst steuern kannst.

Peter Drucker geht davon aus, dass Führungskräften maximal 25% ihrer Zeit selbst gehört. Eher weniger. Der Rest „deiner“ Zeit gehört dem Team, den Kunden, den Investoren, deiner Familie…

Du kennst das sicher: Wenn du deinen Kalender für alle offen hältst, kannst du sicher sein, dass sich deine freie Zeit blitzschnell auflöst. Im Nu sind aus den 25 null Prozent geworden.

Und schon schiebst du deine strategischen Themen wieder in die Abend- oder Wochenendstunden. Dort wo sie halbwegs unerreichbar für die hungrige Meute sind. Aber leider von der Zeit für deine Freunde und Familie abgehen…

Schritt 1: Deine Zeit zuerst.

Der erste Schritt zu einem neuen Zeitmanagement liegt im Schutz DEINER Zeit.

Überlege dir, wie viel Zeit du dir für deine echten Prioritäten nehmen willst. Sei dabei realistisch. Wie gesagt: Mehr als 25% werden es nicht werden.

Überlege dir dann, wohin du diese Zeitblöcke setzt. Wann bist du besonders kreativ? Wann passieren die wenigsten Störungen? An welchem Ort ist diese Zeit am besten geschützt?

Für viele sind das die ersten ein bis zwei Morgenstunden. Wenn nur wenige im Büro sind. Für mich ist das der Montag. Die meisten Coachees haben hier ihre Weeklies. Sprich es ist ein schlechter Tag für die Coachings. Und damit ein guter Tag für mich.

Und suche dir einen Sparringspartner, der dich an deine Versprechen an dich selbst erinnert. So lange bis du DEINE Zeit auch wirklich für deine Themen nutzt. 

First things First.

Der Managementpapst Peter Drucker wusste es schon vor mehr als 50 Jahren:

„If there is any one “secret” of effectiveness, it is concentration.

Du wirst effektiv, wenn du dich mit voller Kraft auf den einen kritischen Hebel konzentrierst, der die Dinge wirklich ins Laufen bringt. Und auf die Tätigkeit, mit der du den größten Impact hast.

Schritt 2: Systematische Priorisierung

Die Grundlage der Priorisierung hast du bereits. Es ist die endlos lange Liste der Projekte und Ideen, die du dir grundsätzlich vorgenommen hast.

Priorisiere dann in zwei Schritten:

  • Was bringt das Unternehmen / Team jetzt am weitesten nach vorne?
  • Wo habe ich den größten Impact?

Bei der Überlegung der Unternehmensprioritäten hilft die Analyse eures Flywheels (Chancen im Markt) und eurer internen Wachstumshebel.

Welcher Treiber des Flywheels hat aktuell den größten Impact auf die weitere Entwicklung eures Unternehmens oder Teams? Ist es die nächste Funding Runde? Der Aufbau eurer Sales Strukturen? Die Erschließung eines neuen Markts?

An welchem internen Wachstumshebel müsst ihr jetzt arbeiten? Ist es die Strategie? Das Leadership Team?

Das ist das erste Level der Priorisierung.

Und frage dich dann, wo in diesem Projekt dein Impact am größten ist. Was kannst nur du machen? Wo kommen deine Stärken besonders gut zum Tragen? Das sind deine Prioritäten.

Radikale Depriorisierung

Du hast dir klare Prioritäten vorgenommen. Maximal zwei. Und doch scheiterst du immer wieder an der Realisierung. Dringende Themen haben sich vor die Wichtigen geschoben.

Was ist passiert? Ganz einfach: Du hast die Prioritäten definiert. Aber es fehlt eine klare Entscheidung GEGEN die vielen möglichen Nebenprojekte.

Deiner To Do Liste eurer Prioritäten steht keine Not To Do Liste der Dinge gegenüber, die du jetzt unterlässt.

Tatsächlich fällt uns die Erstellung einer Not To Do Liste oft noch viel schwerer als die Festlegung unserer Prioritäten. Es ist immer wieder spannend zu sehen, wie sich Teams winden, wenn es darum geht, eine Not To Do Liste zu erstellen. Wenn mal mehr als 2 Themen oder Projekte auf dieser Liste landen ist es eigentlich schon ein Grund zum Feiern.

Schritt 3: No To Do Liste aufstellen

In einer klar definierten und konsequent eingehaltenen Not To Do Liste manifestiert sich unsere wahre Führungsstärke.

Wir entscheiden, was gemacht wird und was nicht. Nicht der Druck der Gegebenheiten.

Der größte Hebel einer effektiven Priorisierung ist dein Mut, laut und deutlich NEIN zu sagen.

Mit der Not To Do Liste definierst du, was jetzt weggelassen wird.

Der Startpunkt sind all die Projekte und Themen, die auf der Prioritätenliste auf Platz 3 und folgende standen. Diese Themen kommen dran, wenn die ersten Prioritäten durch sind.

Weitere Kandidaten für die Not To Do Liste: Legacy Projekte, die du heute nicht mehr machen würdest, Gefälligkeitsprojekte, … Sei radikal. Eine gute Not To Do Liste ist schmerzlich lang. Und sie ist genauso Teil der regelmäßigen Ziel-Reviews, wie die Liste deiner Prioritäten.

One thing at a time.

“Effective Executives do not splinter themselves. They concentrate on one task if all possible.” Noch so ein legendäres Zitat von Peter Drucker.

Selbst wenn ich es geschafft habe, mir nur wenige Prioritäten vorzunehmen, mache ich gerne verschiedene Dinge parallel. Wann immer es an einer Stelle nicht so richtig weitergeht, habe ich noch immer eine andere Baustelle, die sich gerade besser anfühlt.

Wenn ich aber versuche, mehrere Projekte gleichzeitig zu treiben, fällt immer etwas runter, gerne kommt auch alles zu kurz.

Es ist wir beim Jonglieren mit vielen Bällen. Das können auch nur ganz Wenige. Und auch die nur für ein paar Minuten.

Das Ergebnis: Ich fühle mich schlecht. Haben das Gefühl, nichts auf die Reihe zu bekommen. Bin ausgepowert von der vielen Blindleistung.

Auch vielen der Menschen, mit denen ich arbeite, geht es so. Sie wollen mit 10 Bällen jonglieren. Werden hektischer und hektischer, bis alle Bälle am Boden liegen –  und sie nicht mehr an ihre Fähigkeiten glauben.

Schritt 4: Eine Sache, richtig gemacht.

„Do one thing well“ ist das Motto meiner besonders produktiven Tage. Ich habe mir nur eine Sache vorgenommen. Ich habe genügend Zeit eingeplant. Und arbeite dann in einem lockeren Tempo durch. In voller Konzentration. Komme in den Flow.

Das Ergebnis: Ich sehe die Ergebnisse wachsen. Ich genieße den Fortschritt und erlebe meine eigene Wirksamkeit. Das macht glücklich und produktiv. Es gibt mir Energie, statt sie zu nehmen. Und es bringt mich in großen Schritten zum Ziel.

Zeit-Autonomie statt Zeit-Mikromanagement

Zeitmanagement für Sterbliche ist eine echte Befreiung. Weg vom Mikromanagement mit vielen Listen und Regeln hin zu vier einfachen Schritten: Blocke die Zeit für dich, priorisiere systematisch, stelle deine Not To Do Liste auf und mach dann eins nach dem anderen.

Wenn du das innerhalb deiner 20-25% schaffst, bekommst du richtig viel gebacken. Und du wirst dich wieder wirksam fühlen.

Und nun zu dir

  • Wie viel Zeit nimmst du dir für deine Themen?
  • Was ist deine Priorität?
  • Was steht auf deiner Not Do Do Liste?
  • Was hilft dir, dich auf nur ein Thema pro Zeit zu konzentrieren?

Viel Erfolg beim Ausprobieren!

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Damit du dein Unternehmen und dein Team weiterhin mit all deiner Energie in den Höhenflug führen kannst!

Volate – Fliegt!

Bist du Wartime CEO oder Secure Leader?

In den letzten Jahren hatte ich immer wieder Diskussionen zum Thema Peacetime – Wartime CEO.

Die Frage dahinter: Wie führe ich in Zeiten, in denen es um das Überleben meiner Firma geht.

Zeiten, die viele Unternehmen jetzt zum zweiten Mal in kurzer Zeit erleben.

Angestoßen wurde diese Diskussion von Ben Horowitz, der diese beiden Führungstypen in seinem Buch „Wenn es hart auf hart kommt“ kontrastiert.

Auf der einen Seite der strategisch führende, wertschätzende und kooperative Peacetime CEO, der seine Unternehmen leider, leider nur durch Schönwetterphasen führen kann.

Auf der anderen Seite der Wartime CEO, der auf den Tisch haut, paranoid und intolerant ist, und der sicher stellt, dass sein People Team auch Menschen entlassen kann. Laut Horowitz ist dieser Leader besonders gut in der Lage, Teams durch harte Zeiten zu führen.

Auf Unternehmens-Ebene klingt das für den einen oder anderen ziemlich verlockend. Es klingt nach großer Klarheit und Schärfe im Auftritt. Nach Energie und Kühnheit.

Aber nur solange man das Ganze nicht zu Ende denkt.

Denn was wir uns im Kleinen erlauben, erleben wir aktuell auf der großen Bühne.

Putin ist der perfekte Wartime CEO

Putin macht alle Häkchen an Ben Horowitz‘ Checkliste eines Wartime CEOs.

  • „verstößt gegen das Protokoll, um zu gewinnen.“ Eine nette Formulierung für den gewalttätigen Überfall der Ukraine.
  • schafft eine Organisation, die im großen Maßstab Menschen rausschmeisst, in Fall von Putin direkt ins Gefängnis oder in den Tod,
  • „lässt den Krieg die Kultur bestimmen“,
  • ist „paranoid“,
  • mutmaßt über den Völkermord der Ukrainer tut so, als würden die Ukrainer „nachts in das Haus einbrechen und seine Kinder entführen“,.
  • „Ist völlig intolerant“, „hat für Konsens nichts übrig und toleriert auch keine Meinungsverschiedenheiten“.
  • „Erhöht die Widersprüche“, statt Konflikte zu minimieren,
  • „Setzt Vulgarität schon mal vorsätzlich ein“, beschimpft Selensky als „drogenabhängig“ und „Nazi“,
  • schafft Macht durch Eroberungen, statt durch den systematischen Aufbau der eigenen Wirtschaft.

Alles was kursiv ist sind wörtliche Zitate von Ben Horowitz – der Rest sind inhaltliche Übertragungen.

Wer auch immer mit der Idee des Wartime CEO liebäugelt, sollte diese konsequente Umsetzung vor Augen haben.

Ich finde dieses Bild in seiner Konsequenz abscheulich. Es ist das Bild eines CEO der Führung durch Manipulation, Klarheit durch Härte und Schärfe und Kollaboration durch Konfrontation ersetzt.

Sicher kann er damit effektiv sein – aber zu welchem Preis?

Für mich stellen sich aus der Betrachtung des Wartime CEO zwei Fragen:

  • Was muss ein Leader tun, damit das Unternehmen gar nicht erst in eine Notsituation kommt?
  • Wie sieht ein Führungsstil aus, der sowohl in Friedens- als auch Kriegszeiten funktioniert und mit dem Krisen nachhaltig überwunden werden können.

Warum braucht es überhaupt einen Wartime CEO?

Die These von Peacetime vs. Wartime CEO geht davon aus, dass Unternehmen in Krisen rutschen und dann vom heroischen Wartime CEO gerettet werden.

Wir erleben es aktuell täglich:

  • Die Nachfrage verlagert sich.
  • Lieferketten brechen auseinander.
  • Die Pandemie legt Teile unserer Wirtschaft lahm.
  • Neue Technologien machen alte Technologien obsolet.

Viele Krisen erleben wir als externe Einflüsse, denen wir wehrlos ausgesetzt sind.

Aber ist das so?

De facto sind viele Unternehmenskrisen hausgemacht:

  • In der Autoindustrie wurde Generation um Generation von Verbrennermotoren weiteroptimiert – und zu spät gesehen, dass die Zeit reif war für die Teslas dieser Welt.
  • Viele Industriebetriebe haben sich dem Just-in-time verschrieben, ihre wenigen Lieferanten um den letzten Micro-Cent ausgequetscht und übersehen, dass neue nationale Wettbewerber wie China gerne ihren Platz einnehmen.
  • Und selbst bei Corona, einer tatsächlich rein externen Krise gilt: Es gibt Unternehmen, die in dieser Krise gescheitert sind, und solche, die mit kreativen Ideen nicht nur überlebt haben, sondern florieren.

Der Grund dieser Managementfehler waren nicht etwa Peacetime CEOs, die zu soft managen oder zu kollaborativ arbeiten – wie Horowitz suggeriert.

Es waren Führungsteams, die nicht am Puls ihrer Kunden und des Markts waren, die vor lauter Effizienz die Innovation vergessen haben und die dem reaktiven Ad hoc verfallen sind, statt langfristige Perspektiven zu schaffen.

Der Wartime CEO ersetzt also keinen Peacetime CEO, sondern tendenziell ein Führungsteam, das die Zeichen der Zeit übersehen hat.

Sicherer Leader statt Wartime CEO

Was macht aber einen guten Leader aus?

Ich bin ein großer Fan des IMD Leadership Professors George Kohlrieser.

Kohlrieser ist Psychologe und hat lange als Verhandlungsführer für Geiselnahmen gearbeitet. Mit Krisen kennt er sich also aus.

Und doch ruft er nicht nach dem starken Mann, dem Wartime CEO.

Sondern er schafft das Bild des Sicheren Leaders, eines Menschen, der in der Lage ist, eine sichere Basis für das Team zu schaffen.

Unsere sichere Basis ist ein Ort, Moment oder Mensch, bei dem wir uns total sicher fühlten und der uns eine Stärke gibt, die auch noch die größten Hindernisse und Krisen überwinden lässt.  

Ein sicherer Leader trägt das Team durch Friedens- und Kriegszeiten.

In „Kriegszeiten“ gibt ein sicherer Leader dem Team Sicherheit, Trost und Geborgenheit. Er lässt es die Angst vor dem Ungewissen überwinden. Teams mit sicheren Leadern brechen nicht in Angst und Panik aus. Sie bewahren einen klaren Kopf und finden damit selbst in schwierigen Situationen Lösungen, die für alle funktionieren.

In „Friedenszeiten“ fördern sichere Leader die Risikobereitschaft und den Forschergeist. Ihre Teams bleiben nicht in der Optimierung des Bestehenden hängen, sondern wagen mutig neue Herausforderungen und können damit dem Markt voraus gehen. Und sie fördern ein Klima, in dem auch schwierige Themen wie radikale Strategiewechsel offen diskutiert und umgesetzt werden können.

Sichere Leader sind gleichzeitig fürsorglich und mutig, sie fördern und fordern. Und sie halten dabei die Balance. Sie schaffen ein Klima des Vertrauens und der Verbundenheit. Offen sprechen sie die kritischen Themen an und schaffen Klarheit für alle im Team.

Sicher durch die Krise mit diesen 9 Leadership Skills

Mit diesen neun Eigenschaften eines sicheren Leaders kannst auch du dein Team durch diese schwierigen Zeiten führen.

  • Ruhig bleiben. Gerade in kritischen Zeiten musst du als Leader Ruhe ausstahlen. So schwer das ist. Wenn du ruhig bleibst, ist das schon die halbe Miete. Denn deine Stimmung ist immer auch die des Teams.
  • Das Individuum akzeptieren. Sei auch in schwierigen Zeiten wertschätzend. Verurteile nicht, wenn etwas schief geht, das hilft keinem weiter. Fokussiere dich stattdessen auf die Lösung des eigentlichen Problems.
  • Das Potenzial wahrnehmen. Es ist fantastisch, zu erleben, wie Menschen in schwierigen Zeiten über sich hinauswachsen. Das geht aber nur, wenn du das Potenzial in ihnen siehst und ihnen die Möglichkeit gibst, etwas zu bewegen. Wenn du in der Krise ins Mikromanagement verfällst, passiert es garantiert nicht.
  • Zuhören und nachfragen. Nimm dir gerade jetzt viel Zeit, um deinem Team zu zuhören. Versuche zu verstehen, wie es den Menschen in deinem Team geht und wo die Probleme liegen. Zuhören ist einer der besten Hebel zur Entwicklung von Vertrauen und Zugehörigkeit.
  • Kraftvolle Botschaften. Bringe die Probleme auf den Punkt, zeige dich als Mensch. Nimm dir dabei ein Beispiel an Selensky. Seine Rede an das Volk war nicht mal 7 Minuten lang. Sie war klar und gleichzeitig hoch emotional.
  • Auf das Positive konzentrieren. Auch wenn es abgedroschen klingt: In jeder Krise steckt auch eine Chance. Hilf deinem Team die guten Seiten zu sehen und Hoffnung zu entwickeln. Das gibt euch die Kraft, um gemeinsam nach vorne zu arbeiten.
  • Risikobereitschaft fördern. Weiter wie gehabt wird euch nicht aus der Krise führen. Also Tore auf für mehr Risikobereitschaft. Probiert neues aus, seid mutig. Auf diesem Wege sind schon phantastische neue Geschäftsmodelle entstanden.
  • Intrinsische Motivation anwenden. Jeder in deinem Team will, das es euch wieder gut geht. Krisenzeiten schweißen zusammen – und fördern die Ausrichtung auf das gemeinsame Ziel. Zeige dem Team, wie es aus dieser Situation lernen kann und schaffe Raume für eigenständiges Handeln. Damit sind die drei intrinsischen Motivatoren komplett: Gemeinsamer Sinn, Meisterschaft und Autonomie.
  • Ansprechbarkeit signalisieren. In Krisenzeiten sind wir besonders trost- und nähebedürftig. Halte deine Türen auf, setze dich direkt ins Team. Wenn du dich jetzt abschottest, verlierst du dein Team.

Was ein Kontrastprogramm zum Wartime Leader!

Und nun zu dir

  • Wie agierst du aktuell in Krisenzeiten? Bist du Wartime CEO oder Secure Leader?
  • Wie schaffst du jetzt ein Klima des Vertrauens und der Verbundenheit?
  • Was kannst du jetzt anstossen, damit ihr gesund aus der Krise kommt?

Viel Erfolg beim Ausprobieren!

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Damit du dein Unternehmen und dein Team weiterhin mit all deiner Energie in den Höhenflug führen kannst!

Volate – Fliegt!