Rückdelegation beenden. Deine Anti-Affen-Waffe.

„So ein Mist, alles was ich abgebe, landet wieder auf meinem Tisch“, „Warum fragen die ständig, statt selber nachzudenken!“ , “Alles hängt an mir!”

Nervt dich das auch kolossal? Willkommen im Club. So wie dir geht es fast allen, die anfangen, Verantwortung abzugeben. Kaum hast du etwas delegiert, kommt es wie ein Boomerang zurück. Das Phänomen der Rückdelegation – dir werden die Affen zurück auf die Schultern gesetzt.

Lies hier, warum es so wichtig ist, die Rückdelegation in Griff zu bekommen. Verstehe, was dich zum Komplizen bei der Rückdelegation macht und lerne die Anti-Affen-Waffe kennen.

Gefangen in der Rückdelegation

Frank war von Anfang an als CMO dabei, er kennt das Marketing wie seine Westentasche. In den ersten Coachings konnte er sich oft kaum konzentrieren. Regelmäßig kamen Slack Nachrichten aus dem Team: „Da läuft was nicht, ich weiss nicht weiter, hilf mir!“ Und schon sprang er auf und half seinen Kollegen aus der Patsche. Denn ohne Vermarktung kein Umsatz.

Das Dumme dabei: Die Hilfe für sein Team unterbrach ständig seinen Tag. Zeit für Strategie? Fehlanzeige. Zeit für die Mitarbeiter und ihre Entwicklung? Vergiss es. Gleichzeitig das ungute Gefühl, dass das Team immer weniger Verantwortung übernahm, seine Kompetenz verlor und zunehmend mit totalem Kleinsch… auf der Matte stand. Besonders frustrierend: Sein Einsatz wurde nicht mal geschätzt. Im Gegenteil: Alle warfen ihm vor, sich nicht um die Strategie, die Mitarbeiter und die Teamentwicklung zu kümmern. Aber wie auch?

5 Erkenntnisse zur Rückdelegation

Klingt zu dramatisch? Ist aber in vielen Teams Realität. Wir wollen helfen und nehmen die Verantwortung, die eigentlich ins Team gehört, wieder zurück. Klassischer Fall von Rückdelegation, oder wie es im Volksmund heißt: Wir lassen uns den Affen auf die Schulter setzen. Das Beispiel von Frank zeigt die ganze Affen-Dynamik:

Jedes Ja ist ein Nein. Jeder Affe, den du auf deine Schultern nimmst, kostet dich Zeit. Da kommen schon mal 20-25% deiner Arbeitszeit zusammen. Wertvolle Zeit, die an anderer Stelle fehlt: Für die Führungs- und Entwicklungsaufgaben, für die Strategie deines Teams. Und sie zerhacken deinen Tag. Fokussierte Arbeit wird unmöglich.

Deine Mitarbeiter = dein Chef. Mit der Rückdelegation dreht sich eure Beziehung: Du übernimmst die Verantwortung und deine Kollegen ziehen dich zur Rechenschaft, sie werden zum Manager deiner Zeit. Jetzt stehen sie auf deiner Matte: „Wann ist das endlich fertig, ich kann sonst nicht weiterarbeiten“

Vorsicht, ansteckend! Die Rückdelegation von Verantwortung ist der einfachste Weg, um in der Komfortzone zu bleiben. Für dich und dein Team. Je besser die Rückdelegation an dich klappt, desto häufiger wird sie genutzt.

Rückdelegation macht dumm. Jede erfolgreiche Rückdelegation reduziert die Kompetenz deines Teams weiter. Deine Mitarbeiter verlernen es, ihre Probleme selber zu lösen. Erlernte Hilflosigkeit in Reinkultur.

Verlust der Führung. Wenn du nicht aufpasst, stapelt sich die Arbeit deiner Kollegen auf deinem Tisch. Du bist nur noch im Hamsterrad und verlierst den freien Kopf. Und schon sind die Beschwerden nicht mehr fern: Der bekommt doch nichts auf die Reihe. Die hängt viel zu sehr im Operativen und führt nicht. Wieso ist der überhaupt unser Chef? Klingt übertrieben. Leider nicht. Habe ich alles schon gehört!

Wenn du als Unternehmer wirklich wachsen willst, musst du lernen zu delegieren.

Richard Branson

Schluss mit der Komplizenschaft

Rückdelegation ist Mist und sollte sofort gestoppt werden. Wahrscheinlich denkst du jetzt: “Das Team soll einfach die Verantwortung übernehmen! Eine klare Ansage und dann klappt das!

So einfach ist das leider nicht. Denn das Team kann die Verantwortung nur übernehmen, wenn du sie loslässt. Solange du die Rückdelegation annimmst, bist du Komplize in einer Situation, die keinem weiterhilft. Und du wirst zum Komplizen, weil dir die Rücknahme der Verantwortung auch etwas gibt: Eine Bestätigung, das gute Gefühl zu helfen … was auch immer.

Daher kommst du aus dieser Situation erst heraus, wenn du verstehst, warum du die Verantwortung so gerne wieder zurücknimmst. Willst du stark sein, perfekt, schnell oder deinen Kollegen etwas Gutes tun? Sind es alte Angewohnheiten? Je nachdem was dich antreibt, verfangen unterschiedliche Rückdelegations-Strategien. Deine Mitarbeiter wissen ganz intuitiv, mit welchen Ködern sie dich nahe genug anlocken, um dir den Affen zu übergeben.

Die Starke. Du bist stolz auf deine Power und dein Durchhaltevermögen. Eine echte Kämpferin. Du bist unabhängig und hast alles unter Kontrolle. Nur keine Schwäche zeigen.

  • Der Köder: „Ich schaff das nicht mehr. Mir ist das alles zu viel.“ „Der Kunde will nur dich sehen.“
  • Dein Kick: Das sind ja alles Schluffis! Nur die Harten kommen in den Garten. Ich zeige allen, was ich wegschaffe.  Super, was ich alles gebacken bekomme.
  • Deine Antwort: „Dann mache ich es halt selbst!“

Der Perfektionist. Alles was du machst, muss perfekt sein. Du liebst Zahlen und Details, arbeitest sorgfältig und präzise. Du gibst immer 180%.

  • Der Köder: „Ich verstehe das noch nicht!“ „Ich weiss nicht, ob das alles so passt – kannst du da mal drüber schauen?“
  • Dein Kick: Die bekommen aber auch nichts hin! Diese schlampige Arbeit nervt kolossal. Nur wenn ich es mache, stimmt die Qualität.
  • Deine Antwort: „Ok, ich überprüfe das noch mal!“

Die Retterin. Du möchtest von allen gemocht werden, dir fällt es schwer, nein zu sagen. Du stellst dich immer vor das Team und schützt es vor der bösen Welt da draußen.

  • Der Köder: „Ich habe schon so viel auf meiner Liste, ich schaffe das nicht mehr.“ „Kannst du mich dabei unterstützen?“
  • Dein geheimer Kick: Mein armes Team. Ich mute denen zu viel zu! Um so besser, wenn ich ihnen helfen kann! Dann bin wirklich ein guter Chef
  • Deine Antwort: „Ich helfe dir gerne! Ich nehme dir das gerne ab!“

Der Schnelle. Du bist ein großartiger Jongleur, machst in einem Wahnsinns-Tempo alles gleichzeitig. Du bringst die Dinge wirklich voran. Geschwindigkeit ist alles, was zählt

  • Der Köder: „Wie schnell brauchst du das? Bis übermorgen habe ich das fertig“
  • Dein Kick: Ich will es aber JETZT, je schneller desto besser. Diese Lahmär…, kommen einfach nicht aus dem Quark.“
  • Deine Antwort: „OK, ich mach das nachher schnell, das kann jetzt nicht warten.“

Das Gewohnheitstier. Quer zu den ersten viel Typen liegt das Gewohnheitstier. Als Gründerin hast du anfangs ja auch alles selber gemacht. „Hands on“ ist eine zentrale Tugend eurer Kultur. Also machst du schnell mal, statt zu führen und wirklich loszulassen. Und schon schnappt die Falle zu.

Je besser du deinen Typen und die Strategien verstehst, desto leichter fällt es dir, die Rückdelegation zu erkennen und im Keim zu ersticken. Dann bist du bereit für die Anti-Affen-Waffe.

Die Anti-Affen-Waffe: 5 Powerfragen, eine Mailbox und eine Sprechstunde

Die Anti-Affen-Waffe besteht aus 5 Fragen, einer Mailbox und einer Sprechstunde.

Mach allen im Team klar, dass du ihre Rückdelegation künftig hinterfragst. Wer auch immer deine Hilfe in Anspruch nehmen will, muss sich ab sofort mit den folgenden 5 Powerfragen vorbereiten. Und zwar schriftlich, als Mail an dich.

  • Was genau ist das Problem? Wenn deine Kollegen ihr Problem beschreiben, setzen sie sich intensiver damit auseinander. Dabei kommen oft schon die ersten Ideen.
  • Was hast du bisher versucht?  Als nächstes reflektieren sie, was der bisherige Lösungsansatz war. Und schauen sich damit ihre Anstrengungen von außen an. Auch das hilft, Denkblockaden zu lösen.
  • Was könntest du noch versuchen? Mit dieser Frage aktivierst du die Kreativität deiner Kollegen frei nach dem Motto: „Gib nicht gleich auf! Du hast sicher noch bessere Ideen!“
  • Wer im Team könnte dir dabei helfen? Wie könnt ihr euch gegenseitig bei der Problemlösung unterstützen? Was kannst du von den anderen lernen? Damit aktivierst du die Ressourcen im Team und förderst den Teamgeist.

Erst wenn all das nicht hilft:

  • Was brauchst du von mir? Geh erst in die Bütt, wenn alles andere gescheitert ist. Aber auch jetzt übernimmst du nicht einfach, sondern begleitest dein Gegenüber bei der Lösung des Problems. Dann wird aus der Problemlösung eine Lernsession. Und schon hast du dein Wissen wieder ein Stück weitergegeben.

Sammle diese Mails in einer gesonderten Mailbox oder lege für jeden Kollegen eine eigene Affen-Mailbox an. Damit kannst du tracken, wie viele dieser Anfragen von den Kollegen bei dir eingehen und wie sich die Anzahl im Zeitverlauf entwickelt.

Richte dann eine feste Sprechstunde ein. Je nach Aufwand und Dringlichkeit der bisherigen Nachfragen kann das täglich sein oder 2-3 mal pro Woche. Für die wenigen Anfragen, die nach dem 5 Fragen noch bei dir eintrudeln, kannst du die Kollegen in diese Sprechstunde zur gemeinsamen Lösung einladen.

Mit 5 Powerfragen, einer Mailbox und einer Sprechstunde fängst du die Affen der Rückdelegation ein. Lies hier wie! Click To Tweet

Happy End: Endlich Zeit für die Führung

Frank hat genau das gemacht: Er hat sein Team mit den 5 Powerfragen gebrieft, die Anfragen gesammelt und dann am Stück mit den Betroffenen abgearbeitet.

Der Effekt war gigantisch: Schon nach einem Monat trudelten pro Woche nur noch 1-2 Anfragen ein – vorher waren es mehrere pro Tag. Die Zeiteinsparung: 8-10 Stunden pro Woche. Ein ganzer Arbeitstag! Die Sprechstunden nutzt er jetzt, um sein Wissen über komplexe Lösungen an seine Kollegen weiterzugeben. Und die gewonnene Zeit, um regelmäßige 1:1 Meetings mit seinen Kollegen zu machen. Auch wenn sie jetzt mehr Aufgaben selber übernehmen: Die Zufriedenheit steigt. Denn das Erfolgsgefühl, dass sich einstellt, wenn man eine schwierige Aufgabe selber löst, ist viel wertvoller als das bisschen Entspannung nach dem Abgeben einer Aufgabe. Win-Win-Win. Für Frank, für das Team, für das Unternehmen.

Und nun zu dir!

  • Mach eine Inventur: Wieviel % deiner Zeit spart es, wenn du die Affen auf den Schultern deiner Kollegen lässt?
  • Welcher Rückdelegationstyp bist du? Was triggert dich?
  • Wie setzt du die Anti-Affen-Waffe um?

Wenn dich dieser Impuls inspiriert hat, empfehle ihn doch einfach weiter, über Linkedin, Twitter oder per email.

Mit der Anmeldung zum Newsletter stellst du sicher, dass du künftig keine Anregungen rund um Leading the Business, Leading the Team und Leading Myself verpasst.

Damit du dein Unternehmen und dein Team weiterhin mit all deiner Energie in den Höhenflug führen kannst!

Viel Spaß dabei

Dorothea

Volate – Fliegt!

Photo by SJ on Unsplash

Unendliches Lernen: Superpower der Gründer-Giganten

Was eint Growth Leader wie Bill Gates, Daniel Ek oder Drew Houston? Sie sind unendliche Lerner. Sie lesen mindestens 50 Bücher im Jahr, Bill Gates sogar eine Sporttasche voller Bücher pro Woche. Sie lernen im Austausch mit anderen Gründern: So hat Daniel Ek Mark Zuckerberg im Job begleitet und live erlebt, wie er führt. Und sie reflektieren ihre Arbeit: Alleine, im Team und mit Coaches. 

Der Erfolg: Ihre Lernkurve ist mindestens so steil ist wie die Wachstumskurve ihrer Companies. Damit halten sie nicht nur mit der rasanten Entwicklung ihrer Unternehmen mit, sondern können sie dauerhaft erfolgreich steuern.

"Sieh zu, dass deine Lernkurve immer steiler ist, als die Wachstumskurve deines Unternehmens!" Dorothea Wichert-Nick, Vom Gründer zum CEO Click To Tweet

Voraussetzung: Unstillbare Neugierde

Es gibt nur eine Voraussetzung für unendliches Lernen: Unstillbare Neugierde. Als Growth Leader willst du Welt mit deinem Wissen durchdringen, du willst selber Lösungen finden. Geht nicht, gibt es nicht. Lernen und Selberkönnen erfährst du als große Befreiung.

“I’ve always been a really, really insatiable, curious person. It really starts with that. It started when I was a five year-old kid getting my first computer when my family couldn’t really afford that kind of purchase. It broke down and I didn’t know what to do with it. So, I decided to try to fix it myself. For a while, I couldn’t figure it out. When I finally did figure it out, the liberation and the empowerment I felt was incredible. I remember it vividly.”

Daniel Ek, Spotify

Menschen mit unstillbarer Neugierde wissen, dass sie nie fertig sein werden; sie sehen, dass sich die Welt und ihr Unternehmen immer weiter verändern. Und sie versuchen mit ihrer Lernkurve immer vorne dran zu bleiben.

Vorbereitung: Ich weiss, was ich nicht weiss.

Starte dein unendliches Lernprogramm, indem du dir klar machst, was du lernen musst, um langfristig erfolgreich zu sein.

Hilfreich zur Bestimmung dieses Lernplans ist die Frage, die sich Drew Houston regelmäßig stellt:

“A year from now, two years from now, five years from now, what do I wish I had been learning today? Or what will I wish I’d been learning today?”

Drew Houston, Dropbox

Umsetzung: Lernen in den Alltag integrierten

Deine konkrete Lernerfahrung maximierst du mit der Zauberformel des effektiven Lernens: 70% Learning by Doing + 20% Lernen im Dialog + 10% Formelles Lernen = Maximales persönliches Wachstum.

Learning by Doing. Am meisten lernst du aus deiner eigenen Erfahrung. Du überlegst, was du erreichen willst, löst schwierige Aufgaben und wirst immer besser. Das A und O dabei: Die Reflektion deines Handelns und Denkens. Nicht nur einfach machen, sondern überlegen, warum etwas (nicht) funktioniert und wie du es in Zukunft weiter machen willst. Und so kannst du es in den Alltag einbauen:

  • Journalling: Was habe ich heute gelernt? Was ist gut gelaufen und wie kann ich das weiter ausbauen? Was ist schlecht gelaufen und was mache ich beim nächsten Mal?
  • Retrospektiven: Wie arbeiten wir zusammen? Wie ist das Projekt gelaufen? Was heißt das für die Zukunft? Was machen wir weiter, was hören wir auf?

Lernen im Dialog. 20% deiner Lernerfahrung ziehst du aus der Interaktion. Schaffe dir ein Netzwerk von Menschen, von denen du viel lernen kannst und die dir offenes Feedback geben.  Das können deine Kollegen oder Mitarbeiter sein, Mentoren und Coaches, andere Unternehmer, aber auch Beiräte oder Berater. Und so kann das konkret aussehen:

  • Lass dir regelmäßig quer durch die Organisation Feedback geben.
  • Hole dir Menschen ins Team, die mehr Wissen haben als du, und lerne von ihnen.
  • Nehmt euch im Gründer- oder Leadership-Team gemeinsame Lernprojekte vor, z.B. in dem ihr gemeinsam ein Leadership Buch lest und überlegt, wie ihr die Erkenntnisse beim euch im Unternehmen nutzen könnt.
  • Suche dir einen Mentor, der deine Situation bereits selber erfolgreich durchlaufen hat und lass dir Tipps geben.
  • Verbringe Zeit mit anderen Gründern und tauscht euch über eure gegenseitigen Erfahrungen und Herausforderungen aus. Setzt ein „Mastermind“ auf – eine Gruppe zum gegenseitigen Austausch. Oder macht gegenseitiges Shadowing und beobachtet live, wie andere Gründer führen.
  • Macht mir euren erfahrenen Beiräten regelmäßige explizite Lernsessions.

Formales Lernen. Den kleinsten Teil deines Wissens gewinnst du aus formalen Lernerfahrungen: Trainings, digitalen Formaten oder Büchern. Dieser Teil ist vor allem hilfreich, wenn du neue Impulse brauchst, die du weder aus der eigenen Erfahrung noch aus deinem Netzwerk ziehen kannst. Besonders gut lassen sich die folgenden Ideen in deinen Alltag integrieren:

  • Lies jeden Tag 30-60 Minuten. Bücher, Blogs, Zeitschriften was auch immer. Am besten direkt morgens früh, mit einem wachen Geist.
  • Abonniere 5-7 spannende Newsletter (wie den volate Newsletter) und hole dir damit regelmäßig spannende Anregungen und Tipps.
  • Besuche jedes Jahr mindestens 2-3 Seminare oder Masterclasses zu neuen Wissensgebieten. Nachdem inzwischen fast alles virtuell zugänglich ist, ist auch der Reiseaufwand entfallen. Tolle Adressen sind die Programme der Founders Foundation, Berlin Startup School oder der Female Founders
  • Höre Podcasts von Gründern (Meine Favorites: Masters of Scale, Tim Ferriss Show, The Knowledge Project, ETL Entrepreneurial Thought Leaders). Super geeignet, um Wartezeiten zu überbrücken.

Bonuspunkte

  • Wissen weitergeben: Ein ganz besonderer Wissensbooster ist es, wenn du dein neues Wissen nicht nur selber einsetzt, sondern es ganz explizit an dein Team weitergibst. Durch die Aufarbeitung des Gelernten für dein Team vertiefst du dein Wissen und multiplizierst es.  
  • Entlernen: Schließlich ist kein Wissen absolut. Wissen und Kompetenzen, die heute für dich relevant sind, blockieren vielleicht morgen dein freies Agieren. Überlege daher regelmäßig, welches Wissen, du künftig NICHT mehr brauchst und entlerne es dann konsequent.

Zum Abschluss: Nimm dir die Zeit!

„Eigentlich müsste ich mehr lesen, aber bei Arbeitstagen von 12- 13 Stunden ist dafür einfach keine Zeit.“ – habe ich gerade erst wieder von einem Gründer gehört. Wer so denkt, folgt leider dem wunderbaren Spruch eines meiner Coachees „Ich habe keine Zeit, die Axt zu schärfen, ich muss Bäume fällen“. Dann wird deine Axt stumpfer, es wird immer schwerer, die Bäume zu fällen. Und schon fällt deine Lernkurve hinter die Wachstumskurve deines Unternehmens zurück. Willst du das? Sicher nicht!

Also nimm dir die Zeit. Jeden Tag eine Stunde. Und genieße die Anregugnen und die Energie, die dir das neue Wissen geben.

Viel Erfolg!

Und nun zu dir

  • Was sind deine offenen Lernfelder? Was tust du, um dieses Thema zu erschließen?
  • Welches Buch willst du als nächstes lesen?
  • Was kannst du tun, damit du jeden Tag 1 Stunde lang lernst? Wie integrierst du dein Lernprogramm in den Tag?

Mit der Anmeldung zum Newsletter stellst Du sicher, dass du künftig keine Anregungen rund um Leading the Business, Leading the Team und Leading Myself verpasst.

Damit du dein Unternehmen und dein Team weiterhin mit all deiner Energie in den Höhenflug führen kannst!

Viel Spaß dabei

Dorothea

Volate – Fliegt!

Photo by Roman Mager on Unsplash