Eigentlich ist es uns völlig klar: Unser Leben ist zu kurz, um alles zu machen, was auf der To Do Liste unseres Lebens steht.
Und doch leben wir das Gegenteil.
Unser Schlachtruf „Alles – Gleichzeitig – Sofort“ klingt nach Energie und Dynamik. Produziert aber das Gegenteil: Die Liste unserer Prioritäten ist endlos. Wir wollen alles machen und schaffen doch nur wenig, unter größten Anstrengungen.
Der erste Reflex: Zeitmanagement! Auch ich habe die unterschiedlichsten Hacks probiert. Und immer wieder festgestellt, dass sie eigentlich nur Zeit-Mikromanagement sind. Und Mikromanagement habe ich schon immer gehasst.
Zeit also für ein neues Zeitmanagement.
Ein Zeitmanagement, das uns befreit, statt uns in enge Fesseln zu legen.
Lass dich inspirieren und starte deine persönliche Leadership-Reise!
Your journey far beyond!
Schritt #1:
MEINE Zeit ist endlich.
Diese Erkenntnis ist der erste Schritt auf dem Weg zu einem neuen Zeitmanagement. Eigentlich trivial.
Ganz gleich wie sehr du deine Meetings, Emails und Arbeitspakete optimierst: Deine Zeit bleibt begrenzt. Das gilt erst recht für die Zeit, die du ganz für dich hast, die Zeit, deren Verwendung du selbst steuern kannst.
Peter Drucker geht davon aus, dass Führungskräften maximal 25% ihrer Zeit ihnen selbst gehört. Eher weniger. Der Rest „deiner“ Zeit gehört dem Team, den Kunden, den Investoren, deiner Familie…
Du kennst das sicher: Wenn du deinen Kalender für alle offen hältst, löst sich deine freie Zeit blitzschnell auf. Im Nu schmelzen die 25% zu 0% zusammen.
“Meine Meetings fressen mich auf“
Zitat eines Gründers
Und schon schiebst du deine strategischen Themen wieder in die Abend- oder Wochenendstunden. Dorthin, wo sie halbwegs unerreichbar für die hungrige Meute sind. Aber leider von der Zeit für deine Erholung, deine Freunde und deine Familie abgehen…
Lösung: Deine Zeit zuerst.
Der erste Schritt zu einem neuen Zeitmanagement liegt im Schutz DEINER Zeit.
Überlege dir, wie viel Zeit du dir für deine echten Prioritäten nehmen willst. Sei dabei realistisch. Wie gesagt: Mehr als 25% werden es nicht werden.
Überlege dir dann, wohin du diese Zeitblöcke setzt. Wann bist du besonders kreativ? Wann passieren die wenigsten Störungen? An welchem Ort ist diese Zeit am besten geschützt?
Für viele sind das die ersten ein bis zwei Morgenstunden. Wenn nur wenige im Büro sind. Für mich ist das der Montag. Die meisten Coachees haben hier ihre Weeklies. Sprich, es ist ein schlechter Tag für Coachings. Und damit ein guter Tag für mich.
Trage diese Blocks langfristig in deinen Kalender ein. Und kommuniziere sie offen an das Team. Noch besser: Ihr beschließt gemeinsame Fokuszeiten für das gesamte Team. Dann weiß jeder: Jetzt verpasse ich nichts, jetzt kann ich wirklich gut alleine arbeiten.
Und suche dir einen Sparringspartner, der dich an dein Versprechen an dich selbst erinnert. So lange bis du DEINE Zeit auch wirklich für deine Themen nutzt.
Schritt #2:
First things first.
Wir hatten in der Masterclass diesen Herbst eine sehr inspirierende Session gemeinsam mit René Ruhland. Gründer und CEO von MyPoster. Sein High Performance-Tipp an die Runde:
„Mach nur so viele große Projekte gleichzeitig, wie du ohne Aufwand übersehen kannst. Für mich sind das maximal 3-4 Projekte.“
René Ruhland, Gründer und CEO von MyPoster
Du wirst effektiv, wenn du dich mit voller Kraft auf den einen kritischen Hebel konzentrierst, der die Dinge wirklich ins Laufen bringt. Auf die Tätigkeit, mit der du den größten Impact hast.
Lösung: Systematisch Priorisieren.
Die Grundlage der Priorisierung hast du bereits. Es ist die endlos lange Liste all der Projekte und Ideen, die du dir grundsätzlich vorgenommen hast.
Priorisiere dann in zwei Schritten:
- Was bringt das Unternehmen / Team jetzt am weitesten nach vorne?
- Wo habe ICH den größten Impact?
Bei der Überlegung der Unternehmensprioritäten hilft die Analyse eures Flywheels (Chancen im Markt) und eurer internen Wachstumshebel.
Welcher Treiber des Flywheels hat aktuell den größten Impact auf die weitere Entwicklung eures Unternehmens oder Teams? Ist es die nächste Funding Runde? Der Aufbau eurer Sales Strukturen? Die Erschließung eines neuen Markts?
An welchem internen Wachstumshebel müsst ihr jetzt arbeiten? Ist es die Strategie? Das Leadership Team?
“If there is anyone “secret” of effectiveness, it is concentration.”
Peter Drucker
Das ist das erste Level der Priorisierung.
Frage dich dann, wo in diesem Projekt dein Impact am größten ist. Was kannst nur du machen? Wo kommen deine Stärken besonders gut zum Tragen? Das sind DEINE Prioritäten.
Schritt #3:
Radikale Depriorisierung
Du hast dir klare Prioritäten vorgenommen. Maximal zwei. Und doch scheiterst du immer wieder an der Realisierung.
Was ist passiert? Scheinbar dringende Themen haben sich vor die wichtigen geschoben. Der Druck der Gegebenheiten gewinnt gegenüber der langfristigen Arbeit am Unternehmen.
Du hast zwar Prioritäten definiert. Aber es fehlt eine klare Entscheidung GEGEN die vielen möglichen Nebenprojekte.
Deiner „To Do“-Liste eurer Prioritäten steht keine „Not To Do“-Liste der Dinge gegenüber, die du jetzt unterlässt.
Tatsächlich fällt uns die Erstellung einer „Not To Do“-Liste oft viel schwerer als die Festlegung unserer Prioritäten. Es ist immer wieder spannend zu sehen, wie sich Teams winden, wenn es darum geht, eine Not To Do Liste zu erstellen. Wenn mal mehr als 2 Themen oder Projekte auf dieser Liste landen, ist es eigentlich schon ein Grund zum Feiern.
Lösung: „No To Do“-Liste aufstellen
In einer klar definierten und konsequent eingehaltenen „Not To Do“-Liste manifestiert sich unsere wahre Führungsstärke.
Wir entscheiden, was gemacht wird und nicht der Druck der Gegebenheiten.
“Der größte Hebel einer effektiven Priorisierung ist unser Mut, laut und deutlich NEIN zu sagen.”
Dorothea von Wichert-Nick
Mit der „Not To Do“-Liste definierst du, was jetzt weggelassen wird.
Der Startpunkt sind all die Projekte und Themen, die auf der Prioritätenliste auf Platz 3 und folgende standen. Diese Themen kommen dran, wenn die ersten Prioritäten durch sind.
Weitere Kandidaten für die „Not To Do“-Liste: Legacy Projekte, die du heute nicht mehr machen würdest, Gefälligkeitsprojekte, … Sei radikal. Eine gute “Not To Do”-Liste ist schmerzlich lang. Und sie ist genauso Teil der regelmäßigen Ziel-Reviews, wie die Liste deiner Prioritäten.
Kommuniziere sowohl deine Prioritäten als auch die „Not To Do“-Liste deinem Team. Wenn jeder weiß, was jetzt dran ist, fällt es euch allen leichter den Fokus zu bewahren.
Schritt #4:
One thing at a time.
Jetzt hast du Fokuszeiten und klare Prioritäten (und Not To Dos) für die nächsten Wochen. Der letzte Schritt im Zeitmanagement: Bring Fokus in deine Fokuszeiten:
Noch so ein legendäres Zitat von Peter Drucker.
“Effective Executives do not splinter themselves. They concentrate on one task if all possible.”
Peter Drucker
Selbst wenn ich es geschafft habe, mir nur wenige Prioritäten vorzunehmen, mache ich gerne verschiedene Dinge parallel. Wann immer es an einer Stelle nicht so richtig weitergeht, habe ich noch immer eine andere Baustelle, die sich gerade besser anfühlt.
Wenn ich aber versuche, mehrere Projekte gleichzeitig zu treiben, fällt immer etwas runter, gerne kommt auch alles zu kurz.
Es ist wie beim Jonglieren mit vielen Bällen. Das können auch nur ganz wenige. Und auch die nur für ein paar Minuten.
Das Ergebnis: Ich fühle mich schlecht. Haben das Gefühl, nichts auf die Reihe zu bekommen. Bin ausgepowert von der vielen Blindleistung.
Auch vielen Menschen, mit denen ich arbeite, geht es so. Sie wollen mit 10 Bällen jonglieren. Werden hektischer und hektischer, bis alle Bälle am Boden liegen – und sie nicht mehr an ihre eigenen Fähigkeiten glauben.
Lösung: Eine Sache, richtig gemacht.
„One thing done well“ ist das Motto meiner besonders produktiven Tage.
Ich schalte alle Ablenkungen ab. Ich nehme mir exakt ein Thema vor. Und arbeite es dann in einem lockeren Tempo durch. In voller Konzentration. Komme in den Flow.
Das Ergebnis: Ich sehe die Ergebnisse wachsen. Ich genieße den Fortschritt und erlebe meine eigene Wirksamkeit. Das macht glücklich und produktiv. Es gibt mir Energie, statt sie zu nehmen. Und es bringt mich in großen Schritten zum Ziel.
Und es gibt ein mir unglaubliches Gefühl: Bei aller Hektik des Alltags: Ich bin raus aus dem Hamsterrad des Zeit-Mikromanagements und der überbordenden To Do Listen. Ich gewinne innere Ruhe und Zeit-Autonomie.
Viel Spaß mit dem entspannten Zeitmanagement.
Key Take Aways
Mit diesen vier Schritten kommst du raus aus dem Zeit-Mikromanagement:
Deine Zeit zuerst. Bevor du irgendetwas anderes planst: Plane deine Fokuszeiten.
- Definiere DEIN Zeitbudget. Sei realistisch: Mehr als 25% deiner Zeit wird es nicht.
- Finde die richtigen Zeitpunkte. Dann, wenn du kreativ bist und wenig gestört wirst.
- Blocke die Zeiten und mach allen klar: Diese Fokus-Zeiten sind sakrosankt.
Radikale Priorisierung. Konzentriere deine wertvolle Zeit auf die kritischen Hebel, mit denen du den größten Impact hast. Priorisiere deine Long List an Themen entlang von zwei Fragen:
- Was bringt das Unternehmen / Team jetzt am weitesten nach vorne?
- Wo habe ich den größten Impact?
„No To Do“-Liste aufstellen. Setze dir und dem Team mit einer klaren „Not-to-do“-Liste Grenzen. Du entscheidest, was gemacht wird und was nicht. Nicht der Druck der Gegebenheiten.
- Setze alle Projekte, die nicht zu deinen Fokusthemen gehören auf die „Not-to-do“-Liste. Das kommt später dran.
- Teile diese Liste mit dem Team. Dann weiß jeder: Diese Themen sind jetzt nicht dran.
Eine Sache, richtig gemacht. Nimm dir für jede deiner Fokuszeiten nur ein einziges Thema vor. Arbeite es in einem lockeren Tempo durch. In voller Konzentration. Komme in den Flow. Du wirst begeistert feststellen: Unglaublich, was alles geht, wenn wir konzentriert arbeiten.
Und nun zu dir!
- Wie viel Zeit nimmst du dir für deine Themen?
- Was ist deine Priorität?
- Was steht auf deiner Not to Do-Liste?
- Was hilft dir, dich auf nur ein Thema pro Zeit zu konzentrieren?
