Ich arbeite gerade mit einem Coachee, nennen wir ihn Max. Anfang dreißig, das Unternehmen läuft super, das Team wächst - und doch werden die Aufgaben auf seinem Tisch einfach nicht weniger.

Im Gegenteil. Max hat das Gefühl, unter einem Berg von Arbeit begraben zu sein, die eigentlich sein Team übernehmen sollte.

Also haben wir uns mal angeschaut, was ihn an der Übergabe der Verantwortung blockiert und dabei fünf typische Blocker identifiziert:

• Fehlende Klarheit
• Fehlendes Vertrauen
• Schnell und sofort
• Retter-Impuls
• Fehlende direkte Wirksamkeit

Das Verständnis dieser fünf Blocker war ein echter Eye Opener für Max.

Argh! So viel Selbstsabotage!

Super! Denn Probleme, die in uns selbst liegen, können wir auch selbst lösen.

Wie diese Blockaden im Detail aussehen und wie du sie lösen kannst - das ist der Schwerpunkt dieses Blogartikels.

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Die größten Blockaden liegen in dir

In meinem Buch „Vom Gründer zum CEO“ hat es Martin Giese, selbst erfahrener Leader, CEO Coach und Angel Investor wunderbar formuliert:

„Der schwierigste Schritt auf dem Weg vom Gründer zum CEO ist das Loslassen und das Vertrauen, da man sich nicht immer um alles selbst kümmern kann.“

Martin Giese

Ein schwieriger Schritt, weil er mit unserer Transformation vom getriebenen Macher zum reifen Leader verbunden ist.

Macher-Mindset:
Direkte Kontrolle, Intuitives Vorgehen

Als Macher sind wir ganz direkt an den Dingen dran. Wir

• wissen ungefähr, wohin wir wollen,
• haben ein Gefühl dafür, was wir können,
• haben die Kontrolle über unser Tempo,
• entscheiden über unsere eigene Arbeitslast,
• spüren die Wirkung unserer Arbeit sofort und unmittelbar.

Wir haben die volle Kontrolle über unser Tun. Wir starten einfach mal und adjustieren dann auf dem Weg. Ein super Gefühl der Selbstwirksamkeit.

Leader-Mindset:
Indirekte Kontrolle, explizites Vorgehen

All das ändert sich, wenn wir Verantwortung übergeben wollen. Dann müssen wir

• klare Ziele formulieren,
• anderen Vertrauen,
• ein realistisches Zeitgefühl entwickeln,
• Verantwortung zumuten,
• und die Wirksamkeit unserer Arbeit neu erfahren.

Aus der direkten Kontrolle wird eine indirekte Kontrolle. Klingt trivial, ist aber eine unglaubliche Umstellung. Und dagegen wehrt sich unser Unterbewusstsein mit Händen und Füssen.

Schon sind wir bei den fünf häufigsten Blockaden der Verantwortungsübergabe. Und wie Max sie im Alltag erlebt hat.

Klare Ziele formulieren

Blockade #1: Fehlende Klarheit:

In der Hektik des Alltags fehlt Max die Zeit, sich zu überlegen, was er eigentlich delegieren will: Was ist das Ziel der Aufgabe, was ist der Kontext, wann genau brauche ich es spätestens? Wenn er dann kleinere Themen unausgegoren über den Zaun wirft, geht es meist schief. Erst recht, wenn unser Gegenüber genauso schwammig mit einem „Ja, mache“ ich reagiert.

Ein typisches Beispiel von Max. Er hatte seine Chief of Staff Lisa gebeten: ”Kannst du mir diese Präsentation so schnell wie möglich liefern?“ Und Lisa hatte „Ja, mache ich gerne“ geantwortet. Leider kam die Präsentation dann viel zu spät. Das Problem: Die beiden hatten nicht geklärt, was „so schnell, wie möglich.“ Bedeutet. Max hatte erwartet, dass sich Lisa sofort dransetzt und es noch am Nachmittag liefert. Lisa nahm an, dass es ok ist, dass sie diese Präsentation macht, sobald sie mit einer anderen superdringlichen Anfrage von Max durch war.

Lösung #1: Klarheit in allen Schritten.

Wenn wir Dinge selbst tun, sind sie meist Work in Progress. Wir wissen so grob, was wir erreichen wollen und hangeln uns so durch. Bei der Delegation geht das nicht. Denn nun ist ein zweiter Player mit im Spiel, der seine eigene Agenda hat.

Gute Delegation braucht eine Klärung in 3 Schritten:

• Schritt #1: Selbstklärung. Was brauche ich bis wann, mit welchen Check-ins? Wenn du nur vage Erwartungen kommunizierst, ist ein gutes Ergebnis reiner Zufall. Idealerweise schreibst du dein Briefing auf, denn das Schreiben offenbart die Lücken unserer Überlegungen. Lade über diese Links (deutsch, englisch) dein Briefing-Template herunter.
• Schritt #2: Klärung des gemeinsamen Verständnisses. Erkläre deinem Gegenüber das Ziel und die Rahmenbedingungen und lass sie dann beides mit ihren eigenen Worten erklären. Ein super Check, ob ihr das gleiche Verständnis habt oder ob es noch Klärungsbedarf gibt.
• Schritt #3: Klärung des Lösungsansatzes. Lass dein Gegenüber klar darstellen was genau sie vor hat, um deine Anfrage zu lösen. Klärt auch hier euer gegenseitiges Verständnis.

Mit diesen drei Schritten könnt ihr schon mal ganz viele Missverständnisse der Übergabe auflösen und damit eine gute Vertrauensbasis aufbauen - und damit gleich auch das nächste Problem adressieren.

Vertrauen aufbauen

Problem #2: Fehlendes Vertrauen:

Seine neueren Teammitglieder kennt Max nicht so gut, weiß nicht, wie sie ihren Job machen. Also traut er sich nicht, ihnen einzelne Projekte zu übergeben.

Lösung: Baue schrittweise Vertrauen auf

Projekte übergeben wird nur ungern an Menschen, deren Leistungsfähigkeit wir nicht kennen. Also müssen wir Vertrauen aufbauen. Im Großen und im Kleinen.

Vertrauen im Großen: Ich vertraue deiner grundsätzlichen Leistungsfähigkeit. Dieses Vertrauen entwickelt sich mit derZeit. Startet eure Zusammenarbeit mit kleineren, weniger kritischen Projekten und baut die Zusammenarbeit schrittweise aus. Reflektiert bei jedem Schritt, wie gut die Zusammenarbeit funktioniert. Mehr zum Prozess des Vertrauensaufbaus in diesem Blog-Artikel.

Vertrauen im Kleinen: Ich vertraue deiner Leistungsfähigkeit bei diesem spezifischen Projekt. Dieses Vertrauen gewinnt ihr durch einen strukturierten Prozess der Verantwortungsübergabe (mehr dazu hier). Denn groben Prozess dahinter habe ich schon im letzten Punkt beschrieben.  

Lass deinen Kollegen – noch bevor er durchstartet - einen Vorschlag zur Umsetzung erarbeiten. Diesen Vorschlag diskutiert ihr dann. Jetzt kannst du sehen, was er plant, ob das so passt oder wo ihr noch nachsteuern müsst. Erst wenn das geklärt ist, erfolgt die Verantwortungsübergabe. Mit diesem Prozess baut ihr Vertrauen ganz konkret auf. Ein Zeitinvest zu Beginn der Zusammenarbeit, der euch viel Zeit und Frustration erspart.

Realistisches Zeitverständnis

Blockade #3: Schnell und sofort:

Max möchte, dass alles schnell geht und am besten sofort passiert. Aber die Übergabe braucht Zeit, und dann muss es ja auch erst mal passieren. Also macht er die Dinge lieber „mal eben selbst“.

Lösung: Langsam schneller ans Ziel

Viele von uns haben einen „Sei Schnell“-Antreiber. Ich kenne das selbst nur zu gut ;-) Dieser innere Antrieb möchte die Kontrolle über deine Arbeits-Geschwindigkeit haben. Er gaukelt uns vor, dass wir schneller sind, wenn wir es „mal eben selbst tun“.

Für einzelne Aufgaben mag das stimmen. Aber nicht für den Berg an „mal eben schnell“-Jobs, der sich auf unserem Schreibtisch türmt. Abgesehen davon, dass die allermeisten „mal eben schnell“ Aufgaben gut von anderen gemacht werden können.

Entwickle ein „realistisches Zeitverständnis“. Addiere dieZeiten der ganzen „mal eben“ Projekte zusammen. Autsch! Mach dir klar, wieviele dieser Projekte auf deinem Schreibtisch vergammeln und gar nicht passieren. Soweit zu „Schnell und sofort“

Reflektiere, inwieweit dich „mal eben“-Aufgaben von deinen eigentlichen Themen abhalten.

Und überlege dann, wie du all diese kleineren Jobs im Team verteilen kannst. Die Übergabe kostet dann zwar Zeit - aber sicher sehr viel weniger als der Zeitgewinn, den du aus der Befreiung von diesen Jobs ziehst.

Verantwortung zumuten

Blockade #4 Retter-Impuls

Nicht nur Max ist überlastet, auch das Team ächzt unter der Arbeit. Weitere Belastungen will Max dem Team nicht zumuten, lieber macht er es selbst.

Lösung: Nimm dein Team ernst

Beim Retter-Impuls schlägt ein weiterer innerer Antreiber zu: „Mach´s allen recht.“

Wir möchten unserem Team helfen und entscheiden, sie nicht mit noch mehr Aufgaben zu belasten. Damit werden wir zu ihrem „Retter“. Meist ohne ihr Wissen.

Augenhöhe sieht anders aus. Denn die wohlmeinende Unterstützung hat eine massive Downside: Als „Retter“ sprichst du deinem Team die Kompetenz ab, über die eigene Arbeit zu entscheiden. Vielleicht wäre ja mehr gegangen? Oder ihr hättet gemeinsam neu priorisieren können?

Außerdem verhinderst du mit deiner Rettungsaktion, dass sie neue Erfahrungen machen: Wie priorisiere ich mich selbst? Was ist wirklich wichtig, was kann ich später machen? Wie stimme ich mich ab? Alles Erfahrungen, die sie brauchen, wenn sie immer mehr Verantwortung übernehmen. Und damit zementierst du den Wissens- und Leistungsunterschied zwischen euch.

Diskutiere künftige die zusätzlichen Aufgaben mit deinenTeammitglieder oder dem Team. Entscheidet gemeinsam, wie ihr sie umsetzt. Lass dich von der Einsatzbereitschaft deines Teams überraschen. Du wirst dich wundern, wie viel da geht.

Wirksamkeit neu erfahren

Blockade #5 Direkte Wirksamkeit fehlt

„Verantwortungsübergabe ist ja nur Gelaber, da mache ich nichts.“ Max hat das Gefühl, dass ihn die Abstimmungen Zeit kosten, die er für seine eigentlichen Aufgaben braucht. Und schwupps fällt sie hinten über.

Lösung: Die Wirksamkeit der Verant­wortungs­übergabe erleben.

Definiere deine Wirksamkeit neu. Als Leader bist du wirksam, wenn du immer mehr deiner Aufgaben in dein Team gibst und es in die Lageversetzt, diese Aufgaben so gut wie du oder sogar besser zu erfüllen. Andy Grove bring es auf den Punkt:

„Dein Output als Leader ist der Output deines Teams.“

Andy Grove

Mach die Wirksamkeit deiner Verantwortungsübergabe messbar. Wunderbare KPI sind:

• Projekte, die du erfolgreich an Dritte übergeben hast.
• Steigende Produktivität deines Teams.
• # der Stunden / Woche, die du jetzt für strategische Themen hast.

5 Blockaden und 5 pragmatische Lösungen. Wenn du diese Prinzipien in deine Verantwortungsübergabe einbaust, wird es dir immer leichter fallen, loszulassen. Und du gewinnst Zeit für deine eigentlichen Führungsaufgaben. Was eine Erleichterung!

Viel Spaß beim Umsetzen.

Key Take Aways: Loslassen lernen

Wir möchten so gerne loslassen und sabotieren uns doch selbst. Verantwortungsübergabe wird leicht, wenn du diese 5 Prinzipien verfolgst.

• Mache deine Ziele explizit. Werde dir klar, was das Ziel und die Rahmenbedingungen der Verantwortungsübergabe sind. Nutze dafür das Briefing Template.
• Baue schrittweise Vertrauen auf: Vertrauen ist die Grundlage jeder erfolgreichen Verantwortungsübergabe. Betrachte sie als einen expliziten Prozess.
• Langsam schneller ans Ziel. Eine gute Verantwortungsübergabe kostet Zeit. Aber viel weniger, als wenn du weiterhin alles selbst machst.  
• Mute deinem Team was zu. Du musst hier keinen retten. Traue der Kompetenz deiner Teammitglieder, binde sie aktiv in die Verteilung der Verantwortung ein.
• Erlebe deine Wirksamkeit neu. Wenn du Verantwortung übergibst, hast du viel mehr Impact, als wenn du alles selbst machst. Nimm diesen Impact bewusst wahr.  

Und nun zu dir!

Reflektiere, was du brauchst, um loszulassen

• Welche dieser Blockaden erlebst du besonders stark?
• Was wäre möglich, wenn du diese Blockaden überwindest?
• Was wirst du ab morgen anders machen?

Hier gibts mehr dazu…

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