Verantwortung klären mit dem Impact Profil

Ein Klassiker in meinen Coachings sind unklare Jobdefinitionen.
„Der ist Head of People, der muss doch wissen, was sein Job bei uns ist.“

Nein, muss er nicht. Selbst wenn er diesen Job schon in 3 anderen Unternehmen gemacht hat. Jedes Unternehmen ist anders aufgestellt. Jede Gründerin, jeder Gründer hat eigene Vorstellungen.

Wenn ihr eure Erwartungen und Vorstellungen nicht sauber abgleicht, drohen Missverständnisse und Vertrauensverlust. Habe ich leider schon oft genug gesehen.

Die Lösung: Erarbeitet gemeinsam ein Impact Profil.

Mit dem Impact Profil klärt ihr das Why, What und How einer Rolle: Warum gibt es diese Rolle? Was macht sie genau? Wie wird sie ausgefüllt?

Wenige Führungsinstrumente schaffen mehr Klarheit und damit Vertrauen.

Vom Job Profil zum Impact Profil

Das Impact Profil ist eine Weiterentwicklung der klassischen Job Profile.

Mit seinen drei Blöcken bildet es das „WHY – WHAT – HOW“ des Golden Circles von Simon Sinek ab.

• WARUM: Was ist die Mission dieser Rolle, für wen schafft diese Person Mehrwert?
• WAS: Was ist der konkrete Auftrag der Rolle?  Welche Verantwortung steckt dahinter? Wie wird der Erfolg gemessen?
• WIE: Wie soll diese Rolle konkret gelebt werden? Welche Kompetenzen und was für ein Mindset werden für diese Rolle gebraucht?

Mit diesen Bereichen schafft das Impact Profil maximale Klarheit über die Mission, die Verantwortung, Ziele und Anforderungen einer Rolle. Und damit Vertrauen und Motivation.

Ich erkläre das Impact Profil in den nächsten Abschnitten am Beispiel einer „Head of People“ Rolle. Über diese beiden Google Links kannst du dir das deutsche und englische Template des Impact Profils herunterlagen – und dann direkt durchstarten.

WHY: Die Mission deiner Rolle

Im ersten Block des Impact Profils geht es um die Mission einer Rolle.

Warum gibt es diese Rolle? Wie trägt diese Rolle besonders zur Erreichung der Unternehmensmission bei? Und mit welcher Kennziffer lässt sich ihr Beitrag am besten auf den Punkt bringen?

Wow. Ganz schön groß. Und auf Anhieb gar nicht so einfach zu erfassen. Daher gibt es im WHY-Block einen Vorbereitungsschritt: Das Verständnis deiner internen und externen „Kunden“ oder Stakeholder.

„The effective executive focuses on contribution. He looks up from his work and outwards towards goals.“

Peter Drucker

Die Frage: Welche internen und externen „Kunden“ unterstützt diese Rolle mit ihrer Arbeit? Wie erleichtert sie deren Arbeit und Leben?

Die “Kunden” eines Head of People sind z.B. das Leadership Team, ihr eigenes Team, die Team Leads, das Gesamtteam, die Bewerber…

Und so könnte die daraus entstehende Mission aussehen: „Ich sorge dafür, dass wir immer die richtigen Leute mit den richtigen Fähigkeiten an Bord haben, um unsere ehrgeizigen Pläne zu erreichen. Und ich sorge dafür, dass unser Team glücklich und engagiert ist.“

WHAT – Verantwortlichkeiten und Ziele

Der zweite Block widmet sich der Frage: Was ist der konkrete Auftrag der Rolle? Hier finden sich die eher klassischen Bereiche der Jobbeschreibung.

Der obere Doppelblock ist den Aufgabenfeldern und dem jeweiligen Handlungsspielraum gewidmet. Seid bei der Beschreibung der Aufgabenblöcke großzügig, das erhält die Flexibilität. Denn die meisten realen Aufgaben halten sich nicht so genau an die Beschreibung. Je genauer die Beschreibung, desto ausgeprägter die Gefahr, eines „Das ist nicht mein Job“.

Auf der rechten Seite führt ihr aus, welchen Handlungsspielraum diese Rolle bei der Aufgabe hat. Bei der Ausarbeitung kann euch das RACI-Framework helfen:

• Responsbile / Verantwortlich: Wofür ist diese Rolle verantwortlich im Sinne der tatsächlichen Umsetzung? Dabei kann es sowohl um die Initiative zur Umsetzung als auch um das konkrete Doing gehen.
• Accountable / Rechenschaftspflichtig: Für was ist diese Rolle letzten Endes verantwortlich? Wofür musst du Rechenschaft ablegen? Hier geht es um Verantwortung im rechtlichen oder wirtschaftlichen Sinne, um Genehmigungs- oder Unterschriftsrechte.
• Consulted / Konsultiert: Wozu muss diese Rolle konsultiert werden? Das kann der Fall sein, wenn sie nicht an der Umsetzung beteiligt ist, aber über relevante Informationen für die Umsetzung verfügt.
• Informed / Informiert: Wozu muss diese Rolle informiert werden oder informieren?

Stellt sicher, dass ihr nicht viel mehr als 5-6 Blöcke habt.

Im unteren Block geht es um die wichtigsten Ziele, für deren Erreichung die betreffende Person verantwortlich ist. Und darum, wie deren Zielerreichung gemessen wird.

Nehmt euch die gleichen 5-6 Aufgabenfelder vor, wie im oberen Block des What. Entscheidet für jedes Aufgabenfeld das grundsätzliche Ziel sowie die KPI, mit denen die Zielerreichung gemessen werden kann.

Bei den KPI heißt es oft: Kreativ sein. Nicht jedes Ziel messt ihr heute schon. Überlegt euch, wie ihr die Qualität der Leistung mit einfachen Mitteln messen könnt.

HOW – Arbeitsprinzipien und Skills

Im dritten Block geht es schließlich darum, wie diese Rolle konkret gelebt werden soll.

Auch hier gibt es zwei Bereiche.

Im Bereich der Arbeitsprinzipien legt ihr eure grundsätzlichen Handlungsmaximen nieder. Das könnte z.B. sein: Wir beenden jedes Meeting mit einem Feedback. Oder: Wir übergeben Verantwortung entlang des „Commander’s Intent“ Verfahrens.

Im zweiten Block geht es um die Skills und das Mindset, mit der diese Rolle optimal ausgefüllt wird. Im Bereich Mindset könnt ihr euch natürlich an euren Unternehmenswerten orientieren, aber auch überlegen, was in dieser Rolle ganz besonders benötigt wird.

4 Schritte zum Impact Profil

Das Impact Profil kannst du super für dich selbst entwickeln und dir damit über die Mission und den Scope deiner eigenen Rolle klar werden.

Dieser Prozess ist immer wieder erhellend. Ich habe das gerade wieder in einem Leadership Workshop erlebt. Große Überraschung, über die vielen Themen, die die Teamleads übernommen hatten –  die aber gar nicht zu ihrer Rolle gehörten, sondern eigentlich ins Team.

Eine zentrale Rolle spielen die Impact Profile bei der Klärung der Verantwortlichkeiten in euren Teams.

“Clarity is the preoccupation of the effective leader. If you do nothing else as a leader, be clear.”

Marcus Buckingham

Idealerweise gibst du deinen Teammitgliedern das Profil nicht vor, sondern lädst sie dazu ein, ihre eigenen Impact Profile zu erstellen.

Auf diesem Weg kannst du erkennen, wie dein Kollege seine Rolle wahrnimmt: Stimmt eure Wahrnehmung überein? Gibt es große Differenzen? Mit einer offenen Klärung könnt ihr viele Missverständnisse aus dem Raum schaffen.

Zudem stärkt die Gestaltung des eigenen Impact Profils die innere Verpflichtung zu den Aufgaben und Zielen der eigenen Rolle. Und unterstützt damit die vollständige Verantwortungsübernahme.

Geht dabei in einem gemeinsamen, 4-stufigen Prozess vor:

• Schritt 1: Vorbereitung der Impact Profile. Startet den Prozess, indem sowohl du als auch dein Teammitglied das betreffende Profil parallel erarbeiten.
• Schritt 2: Diskussion & Abgleich mit internen Kunden. Lass das Teammitglied seine Rolle auch mit seinen „Kunden“ abklären. Die Frage: Passen die Schnittstellen so? Ist es das, was du von mir brauchst?
• Schritt 3: Gegenseitige Vorstellung und Integration. Stellt euch dann eure Drafts vor. Am besten startet dein Teammitglied. Damit siehst du, wie gut diejenige ihre Rolle versteht. Erarbeitet dann ein gemeinsames Verständnis von Rolle und Impact.
• Schritt 4: Verabschiedung & Verantwortungsübernahme. Schließlich verabschiedet ihr die Rolle. Mit gemeinsamen Unterschriften geht die Verantwortung für die Rolle dann an dein Teammitglied über – und du darfst / musst loslassen

Kein Impact Profil ist jemals komplett. Unsere Herausforderungen, Verantwortlichkeiten und Ziele ändern sich kontinuierlich. Daher lohnt es sich, das Impact Profil alle 6 Monate einem Review zu unterziehen. Passt das noch? Was hat sich geändert? Wie werden die Ziele nachgezogen?

Impact Profil schafft Vertrauen und Motivation

Die Erstellung der Impact Profile zahlt auf wesentliche Bedürfnisse deiner Teammitglieder ein und unterstützt damit die Entwicklung von Vertrauen und Motivation.

• Sicherheit: Der detaillierte Erwartungsabgleich schafft Klarheit, Sicherheit und Verlässlichkeit. Jetzt wisst ihr beide, was ihr voneinander zu erwarten habt.
• Bedeutung & Sinn: Das Impact Profil zeigt klar, welche Bedeutung diese Rolle für die gemeinsame Arbeit hat – und wie sie zur gemeinsamen Mission beiträgt
• Meisterschaft: Mit der Erstellung des Profils reflektiert ihr die notwendigen Kompetenzen und schafft damit die Grundlage für einen Entwicklungsplan.
• Autonomie: Last but not least, definiert das Impact Profil den Handlungsrahmen, innerhalb dessen dein Team frei agieren kann. Das ist Autonomie pur.

 
So, genug erklärt. Jetzt geht es in Doing. Über diese beiden Google Links kannst du dir die deutsche und die englische Variante des Impact Profils herunterlagen – und dann direkt durchstarten.

Key Take Aways 

Das Impact Profil ist ein hervorragendes Instrument der Verantwortungsklärung und -übergabe. Anders als eine klassische Rollenbeschreibung definiert es das

WHY

• Mission: Was soll diese Rolle für das Unternehmen erreichen? Was ist ihr Impact? Wie unterstützt diese Rolle die Erreichung unserer Unternehmensmission?
• Interne & externe Kunden: Wer sind die internen & externen Kunden? Wie unterstützt diese Rolle ihre Arbeit / Leben?
• Wichtigster KPI: Welcher KPI zeigt den Erfolg dieser Rolle besonders gut?

WHAT

• Aufgabenfelder: Welche 5-6 konkreten Aufgabenfelder übernimmt die Rolle? Welchen Handlungsspielraum hat die Rolle? Weisungs- und Entscheidungskompetenz, Mitsprache, Ausführung, Kontrolle, Budgets.
• Ziele und KPI: Für welche Ziele und Ergebnisse ist die Rolle in diesen 5-6 Aufgabenfeldern verantwortlich? Mit welchen KPI wir die Zielerreichung gemessen? Ab wann ist sie exzellent?

HOW

• Arbeitsprinzipien: Wie arbeiten wir zusammen? Meetingstrukturen, Werte, grundsätzliche Arbeitsprinzipien.
• Kompetenzen & Mindset: Welche Erfahrungen, Kompetenzen und welches Mindset braucht es, um dieser Rolle gut auszufüllen.

 
Am besten erarbeitet ihr die Impact Profile für das Team in einem iterativen Prozess. Lade immer erst das betreffenden Teammitglied ein, sein Profil zu erstellen. Das schafft Ownership und zeigt dir, wie gut eure Perspektive auf die Rolle übereinstimmt.
 
Viel Erfolg beim Ausprobieren!

Und nun zu dir! 

• Habt ihr klare Arbeitsprinzipien?
• Kennen alle in deinem Team euren Impact auf eure Mission?
• Wie klar habt ihr die Verantwortlichkeiten abgesteckt?
• Wissen alle im Team, was gute und schlechte Leistung ausmacht?