Sprich mit mir! Erfolgreiche 1:1 Meetings

Veröffentlicht von Dorothea 28/01/2021

Kaum ein Führungsinstrument ist so gut geeignet, Vertrauen und Motivation zu schaffen, wie regelmäßige 1:1 Meetings mit deinen Kollegen. Sie sind der perfekte Rahmen für deine zentralen Führungsaufgaben: Beziehungsaufbau, Abstimmung, Verantwortungsübergabe, Feedback und persönliche Weiterentwicklung.

Klingt logisch. Ist es aber nicht. Tatsächlich finden in vielen Unternehmen keine regelmäßigen 1:1 Meetings statt. Sie werden als überflüssig erachtet, da man sich ja eh mehrfach am Tag sieht oder sie fallen der allgemeinen Hektik zum Opfer. Und dort wo sie stattfinden, sind sie oft unstrukturiert und wirken wie aus der Hüfte geschossen. Im besten Fall wird einfach grob durchgegangen, was so in den letzten Tagen passiert ist.

Beides ist leider viel zu kurz gesprungen, denn eigentlich gehören sie zu den wichtigsten Meetings, die du hast. Daher erstmal zurück auf Null. Was macht erfolgreiche 1:1-Meetings aus? Was soll in ihnen passieren? Was ist deine Rolle?

Perspektiv-Wechsel. Der Schlüssel zum Erfolg deiner 1:1-Meetings ist ein Perspektiv-Wechsel: Der Eigentümer dieser Meetings bist nicht du, sondern dein direkter Mitarbeiter. Deine Mitarbeiter haben jenseits dieser Meetings nur wenige Möglichkeiten einer strukturierten Rückmeldung und Informationsübergabe. Das ist die rationale Seite der 1:1-Meetings.

Noch wichtiger aber ist die emotionale Bedeutung der 1:1 Meetings. Denn regelmäßige, gut strukturierte 1:1-Meetings bedienen wesentliche Grundbedürfnisse von dir und deinen Kollegen. Damit schaffen 1:1 Meetings Vertrauen und Motivation und fördern damit die Entstehung von Höchstleistung.

Sicherheit + Verbindung + Bedeutung = Vertrauen. In regelmäßigen bilateralen Meetings lernt ihr euch gegenseitig kennen und baut eine Verbindung zueinander auf. Ihr gewinnt gegenseitige Sicherheit über euer Verhalten und eure Kompetenz und du zeigst, dass dir rein Gegenüber wichtig ist. Damit schafft ihr die Basis für eine offene Kommunikation, aufrichtiges Feedback und eine produktive Zusammenarbeit.

Sinn + Meisterschaft + Autonomie = Motivation. In 1:1-Meetings kannst du deinen Kollegen zeigen, wie ihre Arbeit zum größeren Ganzen beträgt. Du hast Zeit für das Coaching und unterstützt damit das Bedürfnis nach Meisterschaft. Schließlich sind die gemeinsamen Absprachen, die ihr in diesem Rahmen trefft, Grundlage für die wachsende Autonomie deiner Kollegen. Als das ist unglaublich motivierend. Besser geht es kaum.

Growth Leader Life

Ich habe ein wöchentliches 1:1 mit all meinen Direct Reports. Wir haben einen Block „To Discuss“, zum Besprechen von Themen, und dann einen Block „To Dos“. Das sind in der Regel Aufgaben, die man beim letzten Mal vereinbart hat. Und dann gibt es Feedback: Feedback von mir an die Person und Feedback von der Person an mich. Dieses Setting, das haben wir im ganzen Unternehmen. Das heißt, diese 1:1-Meetings. Die gibt es jede Woche.

Fritz Trott, Zenjob

Deine Führungsrolle. Als Führungskraft unterstützt du deine Kollegen in diesen Meetings mit guten Fragen dabei, effektiver zu werden und zu wachsen. Gehe daher in die Meetings nicht als „Chef-Ansager“ sondern als Coach oder Mentor deiner Mitarbeiter. Deine wichtigste Leistung in diesen Meetings ist es, voll und ganz präsent zu sein, aktiv zuzuhören und gute Fragen zu stellen. Idealerweise hörst du 90% der Zeit zu und redest nur 10% der Zeit!

Häufigkeit. Die Häufigkeit der 1:1-Meetings hängt massiv von der Zahl deiner direkten Mitarbeiter ab. Bei bis zu fünf Kollegen sind wöchentliche einstündige Meetings möglich, in jedem Fall solltest du zweiwöchentliche Meetings anstreben. Stellt sicher, dass diese Meetings wirklich stattfinden, idealerweise persönlich. Blocke dir die Zeit im Kalender und verschiebt nur, wenn es gar nicht anders geht.

Top Themen: Priorisierung, Feedback, Support

Die Meetings werden produktiv, wenn ihr die richtigen Themen adressiert. 1:1 Meetings die nur als Statusupdate daherkommen sind Zeitverschwendung. Dafür reicht auch eine kurze Mail. Überlege dir jeweils vor den Meetings, welche Fragen du deinem Kollegen stellen willst. Eine gute Basis sind die folgenden 5 Fragen:

  • Was ist das Wichtigste, das wir heute diskutieren müssen? Wo liegen deine Prioritäten?
  • Was sind deine wichtigsten Erfolge seit unserem letzten Meeting? Hast geschafft, was du erreichen wolltest – was hat das ggf. behindert?
  • Was sind die wichtigsten Dinge, die du bis zu unserem nächsten Meeting in Angriff nimmst?
  • Mit welchen Herausforderungen kämpfst du gerade besonders?
  • Wie kann ich dich unterstützen? Was soll ich machen? Was lassen?

Jenseits dieser Kernfragen solltest du folgende Themenfelder regelmäßig adressieren:

  • Persönliche Leistung: Wo stehst du im Hinblick auf deine Ziele? Was lernst du daraus?
  • Beziehung zu den Kollegen: Wie gut interagierst du mit deinen Kollegen? Wie haltet ihr die übergreifenden Prozesse am Laufen?
  • Teamführung: Wie führst du dein Team? Wie motivierst du dein Team zu Höchstleistung? Wie bekommst du die richtigen Menschen ins Team?
  • Persönliche Entwicklung: Was hast du zuletzt gelernt? Was möchtest du gerne lernen? Hast du das Gefühl voranzukommen? Wie siehst du deine nächsten Schritte?

Hole dir in den 1:1-Meetings auch Feedback zur Entwicklung des Gesamtunternehmens und zu deiner Arbeit: Was macht uns besser? Was ist das größte Problem in unserer Organisation? Warum? Wen bewunderst du, wer ist besonders schwierig? Welche Chance verpassen wir gerade? Was sollte ich aufhören, weitermachen oder anfangen?

Agenda: Check-in – Abgleich – Arbeitsphase -Feedback

Es ist ok, wenn diese Meetings keine detaillierte Agenda haben, sondern an die aktuelle Situation angepasst werden. Was nicht heißt, dass ihr euch nicht vorbereitet. Lass dir von deinen Kollegen vorab eine Liste der Themen schicken, die sie im Meeting besprechen wollen. Damit siehst du, wie sie ihre Prioritäten setzen und stellst gleichzeitig sicher, dass sie Verantwortung für die Gestaltung eures Meetings und ihrer Arbeit übernehmen. Natürlich bereitest du auch deine Themenliste vor.

Check-in. Startet eure bilateralen Meetings unabhängig von den anstehenden Themen mit einem persönlichen Check-in: Wie geht es dir persönlich? Im privaten Umfeld und im Arbeitsumfeld? Bleibt dabei nicht beim Small Talk hängen, sondern nehmt euch durchaus Zeit für tiefere Gespräche. Damit lernst du deine Kollegen besser kennen und erfährst frühzeitig, ob es persönliche Herausforderungen gibt, die die Arbeit beeinflussen. Vor allem zeigst du deinen Kollegen, dass dir wirklich an ihnen liegt. „Du siehst uns als Menschen gesehen, nicht nur als Arbeitskraft“ ist eine der schönsten Rückmeldungen, die ihr bekommen könnt.

Themenabgleich. Nach dem persönlichen Check-in folgt der Abgleich eurer Themen. Startet dabei mit den Themen, die dein Kollege unbedingt besprechen will. Wenn eure Prioritäten voneinander abweichen, ist das die Basis für eine wichtige Diskussion: Warum erachtet dein Kollege bestimmte Themen als wichtig? Warum siehst du es anders? Woher kommen die unterschiedlichen Perspektiven? Bereits diese Diskussion ist ein gegenseitiger Feedback- und Coaching-Prozess.

Arbeitsphase. Startet dann mit den Themen, die ihr beide auf eurer persönlichen Agenda hattet. Idealerweise dokumentiert ihr die wichtigsten Punkte und Entscheidungen und erleichtert es euch damit, euch gegenseitig in die Verantwortung zu nehmen.

Feedback. Endet jedes Meeting mit gegenseitigem Feedback: Was solltet ihr weitermachen, was aufhören und was anfangen.

Oft fällt es anfangs schwer, diese neue Routine aufrecht zu erhalten. Wenn ihr aber erlebt, wie produktiv und hilfreich diese Meetings sind und wie sie die Kommunikation und das Vertrauen zwischen euch verbessern, werdet ihr bald nicht mehr auf sie verzichten wollen.

Erfahrung eines unserer Coachees:

“Die regelmäßigen Check-ins mit meinen Mitarbeitern haben unsere Zusammenarbeit komplett verändert. Ich kenne meine Kollegen jetzt besser und weiss, wo ihre Herausforderungen liegen. Die Motivation ist extrem gestiegen. Durch das wachsende Vertrauen fällt es immer leichter, Feedback zu geben und auch mal kritische Themen anzusprechen. Das hätte ich schon viel früher machen sollen – wusste aber nie wie es geht.”

Wenn du deine 1:1-Meetings konsequent durchführt, sind sie der perfekten Rahmen für alle Aufgaben der Menschenführung. Du lernst deine Kollegen intensiv kennen. Du hörst ihnen aktiv zu und entwickelst sie entlang der Sequenz Verantwortungsübergabe, Feedback und Coaching. Und du etablierst eine Kultur der Verantwortung und des Lernens.

Und nun zu Dir!

  • Mit wem machst du 1:1-Meetings? Wie nutzt du sie aktuell?
  • Wie gut kennst du deine Kollegen bereits? Wie kannst du die 1:1-Meetings nutzen, um eure Beziehung zu vertiefen?
  • Wie willst du deine 1:1-Meetings künftig gestalten? Wie bereitest du dich auf diese Meetings vor? Wie reflektierst du sie?

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Damit du dein Unternehmen und dein Team weiterhin mit all deiner Energie in den Höhenflug führen kannst!

Viel Spaß dabei

Dorothea

Volate – Fliegt!

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