Ich liebe Jazz.

Wenn sich die Musik aus dem Samen einer kleinen Melodie immer weiter entfaltet. Wenn ich vor lauter Groove meine Füße nicht mehr stillhalten kann.

Ich liebe die Kreativität des immer neuen Erfindens, der Improvisation und Weiterentwicklung. Das Zusammenspiel ganz unterschiedlicher Musiker, die auf Basis eines kleinen gemeinsamen Nenners großartige neue Stücke erschaffen.

Und ich bin davon überzeugt, dass wir in der Teamführung unglaublich viel vom Jazz lernen können.

Denn Jazz Combos sind echte High Performance Teams.

Aber was macht diese Teams aus? Wie kommen sie in den Groove? Und was ist die Rolle ihres Leaders? All das liest du in diesem Blogartikel.

Lust mich zu hören?

In 6 Schritten zu super Führung?

Kennst du das Gefühl, wenn in deinem Team plötzlich alles ineinander greift? Wenn Verantwortung übernommen wird, Fortschritte sichtbar sind und sich eine echte Aufwärtsdynamik entwickelt?
Das ist kein Zufall. Es ist das Ergebnis eines gut funktionierenden 𝗟𝗲𝗮𝗱𝗲𝗿𝘀𝗵𝗶𝗽-𝗙𝗹𝘆𝘄𝗵𝗲𝗲𝗹𝘀 🔄

Im ”Besser Gründen"-Podcast spreche ich mit René Klein über das Schwungrad der Führung und wie ihr es Schritt für Schritt in Gang setzt. Mit direkt umsetzbaren Tipps und vielen Stories aus der Praxis!

Spotify Apple

So What?

Du willst wissen, was echten Groove ausmacht? Dann hör dir mal „So What“ von Miles Davis an – ein geniales Stück, zu seiner Zeit revolutionär.

Und das Erstaunlichste? Es war ein First Take. Vor der Aufnahme hatte dieses Stück noch nie jemand gespielt. Nie. Es gab die Melodie von Miles – mehr nicht. Alles andere war spontane Entwicklung, pure musikalische Exploration.

Hier geht‘s zur Aufnahme auf Spotify. Hör mal rein. Es ist unglaublich.

Bill Evans am Klavier beginnt mit ein paar zarten, impressionistischen Tönen – vorsichtig tastend, als würde er den neuen Klangraum ausloten. Dann setzen Schlagzeug (Jimmy Cobb) und Bass (Paul Chambers) ein. Die ersten Takte der Melodie erklingen, ganz schlicht. Wenig später steigen die Bläser ein: Miles Davis (Trompete), John Coltrane (Tenorsaxophon), Cannonball Adderley (Altsaxophon).

Die Melodie? Simpel, fast minimalistisch: ein einprägsames Frage-Antwort-Muster.
"da-da-da-da-da-da-daaa."– "Baaah...Baaah!"

Nur zwei Akkorde, die jeweils für acht Takte gehalten werden. Mehr braucht es nicht für eines der größten Stücke der Jazzgeschichte.

Und trotzdem entsteht in Sekunden ein Groove. Ich wette, schon nach wenigen Takten kannst du deine Füße nicht mehr stillhalten.

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Nach eineinhalb Minuten ist das musikalische Fundament gesetzt – jetzt beginnt die Magie der Improvisation.

Miles Davis übernimmt das erste Solo. Das Schlagzeug hält den Takt, Bill Evans gibt feine harmonische Impulse. Die anderen Bläser? Sie stehen entspannt dabei und warten. Jetzt ist Miles’ Moment – später werden sie an der Reihe sein.

Zwei Minuten pure Energie. Dann übernimmt der nächste. Jeder bringt seine eigene Persönlichkeit in den Sound ein:

🎺 Miles Davis – lyrisch, reduziert, fast meditativ.
🎷John Coltrane – explosiv, harmonisch dicht.
🎷Cannonball Adderley – voller Blues- und Bebop-Elemente.
🎹 Bill Evans – impressionistisch, fließend.

Keiner spielt für sich allein. Das Schlagzeug hält alles zusammen, die Mitspieler setzen Akzente, geben Impulse, reagieren. Nach acht Minuten kehren alle gemeinsam zur Melodie zurück und finden – scheinbar mühelos– einen perfekten Abschluss.

Was für ein Genuss!

Der Prozess hinter dem Jazz

Was sich nach freier Improvisation anhört, funktioniert nur, weil Jazzmusiker einer klaren und bewährten Struktur folgen. Eine Struktur, die genauso für High-Performance-Teams funktioniert:

• Der Band Leader stellt das Team zusammen und steuert den Prozess. Er gibt die richtigen Impulse, lässt dem Team aber auch Raum zur Entfaltung.
• Eine kleine, diverse Combo – meist 3 bis 8 Mitspieler. Idealerweise alle Meister ihres Fachs, jeder mit einer eigenen, unverwechselbaren Rolle. Und doch: kein Ego-Trip, sondern echtes Zusammenspiel.
• Das Zusammenspiel startet mit einer Synchronisation des Teams. Bevor es losgeht, groovt sich die Band ein – in Rhythmus, Klang und Melodie.
• Dann beginnt die Improvisation – die eigentliche Entwicklung des Themas. Ohne gemeinsames Verständnis wäre das Chaos vorprogrammiert. Mit Klarheit jedoch entsteht Magie.
• Schließlich gibt es einen Meta-Prozess: Gemeinsames Wachstum. Nach jedem Spiel reflektiert die Band, was funktioniert hat und wie das Zusammenspiel noch besser wird.

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Eine einfache, aber kraftvolle Struktur, in der Großartiges entstehen kann. Und sie funktioniert nicht nur im Jazz, sondern genauso in deinem Unternehmen.

Denn auch ihr startet mit einer Idee. Alles andere entwickelt sich erst auf dem Weg. Und jeder neue Schritt ist ein First Take.

Der kann klappen,  wenn alle aufeinander hören, sich einbringen und dem Prozess vertrauen. Oder er kann scheitern,  wenn Chaos oder Ego die Überhand gewinnen.

Nutze den Jazz-Prozess, um dein eigenes High-Performance-Team in den Groove zu bringen!

Inspirierender Band Leader

Die Aufgaben eines Bandleaders – und eines Team Leads – sind vielseitig. Du bist Dirigent, Visionär, Kommunikator und manchmal sogar Psychologe. Und das in einer Doppelrolle: Leader und Mitspieler auf Augenhöhe.

• Ausrichtung festlegen. Du bestimmst die grundsätzliche Ausrichtung des Teams. In einem dynamischen Umfeld kann sich die Ausrichtung regelmäßig ändern. Idealerweise hast du ein gutes Gespür dafür, was (und wen) der Markt und dein Unternehmen jetzt brauchen.
• Das richtige Team zusammenstellen. Du begeisterst die richtigen Menschen für dein Team. Top Leader wie Miles Davis haben ein unglaubliches Händchen für junge Talente, die nicht nur Kompetenz mitbringen, sondern immer wieder frische Impulse liefern.
• Den Teamprozess steuern. Gute Leader schaffen Strukturen, in denen sich ihre Teammitglieder frei entfalten können. Innovation braucht einen sicheren Raum. Der wichtigste Hebel? Eine klare, gemeinsame Team-Charta, die Orientierung gibt, ohne Kreativität einzuschränken.

"He’d just look at you a certain way, and you knew what to do."

Wayne Shorter über Miles Davis

• Führen ohne große Worte. Top-Leader vertrauen der Eigendynamik eines gut aufgestellten Teams. Wenn die richtigen Leute gemeinsam auf ein Ziel hinarbeiten, entsteht Flow. Fun Fact zur Aufnahme von So What?: Während John Coltrane und Cannonball Adderley improvisieren, stellt sich Miles Davis an den Rand, zündet sich eine Zigarette an und beobachtet. Kein Eingreifen nötig. Er weiß: Die Musik entfaltet sich von selbst.
• Das nächste Level erreichen: Großartige Teams stagnieren nicht – sie wachsen. Deine Aufgabe als Leader: Herausfordern, dafür sorgen, dass niemand es sich in der Komfortzone gemütlich macht.

Kleines, diverses Team

Ein echtes High-Performance-Team zeichnet sich durch enge Zusammenarbeit, hohe Eigenverantwortung und schnelle Entscheidungsfindung aus.

Um das zu erreichen, braucht es zwei Dinge: Kompakte Größe und Vielfalt.

Es gibt einen guten Grund, warum Jazz-Combos maximal 8 Mitspieler haben:
🎵 Zu viele führen zu Chaos.
🎵 Zu wenige schränken die Vielfalt ein.
Dasselbe gilt für High-Performance-Teams - 8 Mitglieder sind das Maximum.

Wichtig ist auch die Vielfalt einer Jazz-Combo: Jedes Instrument ist nur einmal vertreten.  Die unterschiedlichen Klangfarben machen die Musik lebendig – genau wie unterschiedliche Perspektiven euer Leadership Team bereichern.

Trotz aller Improvisation braucht es klare Verantwortlichkeiten, damit das Team nicht auseinander fällt. Im Jazz sind das die Melodieinstrumente, die das Thema prägen, die Rhythmusgruppe, die für den Drive sorgt und die Akkordinstrumente, die für die harmonische Struktur sorgen.

Definiert gemeinsam eure Rollen im Team.

• Die funktionale Rolle ist klar: Welchen Bereich vertrete ich?
• Die soziale Rolle braucht mehr Feingefühl: Wie trage ich mit meinen Stärken zur Dynamik im Team bei? Hier helfen Ansätze wie das Teamrollen-Modell von Belbin oder der Clifton-Strength-Finder.

Das Ziel einer guten Teamaufstellung: Ein Team, das sich gegenseitig ergänzt – statt sich im Weg zustehen.

Synchronisierung des Teams

Jazz Combos improvisieren mit einer unglaublichen Freiheit. Doch diese Freiheit funktioniert nur, weil sie auf einer minimalen, aber unverhandelbaren Struktur basiert.

Im Jazz wird diese Minimalstruktur in den sogenannten „Lead Sheets“ festgehalten. Eine Seite, die Melodie, der Takt, die Akkorde in vereinfachter Notation. Die Quintessenz des Grooves.

Hier das Lead Sheet von „So What“:

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Die Melodie – Eure Mission

Die Melodie ist der rote Faden, den jeder kennt und umspielt. Sie wird am Anfang einmal durchgespielt und taucht dann immer wieder in Stücken oder Variationen auf.

Eure Melodie ist die Mission eures Leadership Teams. Ein gutes Zusammenspiel ist nur möglich, wenn ihr eine gemeinsame Story habt, die jeder in jedem Detail versteht.

Wie definiert ihr eure Mission?

• Identifiziert eure internen und externen Stakeholder: Beirat, Kunden, Teams…
• Überlegt, wie ihr sie mit eurer Arbeit unterstützen wollt.
• Fasst eure Überlegungen in einer knackigen Mission zusammen: Das ist unser Job. Das wollen wir als Team für das Unternehmen erreichen.

Die Akkorde -  Eure gemeinsamen Werte.

Akkorde bestehen aus mehreren Tönen, die harmonisch zusammenklingen. Das Wort stammt vom lateinischen „accordare“ – „in Übereinstimmung bringen“.

Jeder Jazzer kennt die passenden Akkorde und kann innerhalb dieser Tonräume frei wählen. Das ist die Magie der Improvisation: Jeder spielt individuell – doch durch das gemeinsame Verständnis der Akkordfolgen klingt es immer richtig.

Die Akkorde der Führung sind eure gemeinsamen Werte - das Fundament eurer harmonischen Zusammenarbeit. Doch Werte allein reichen nicht – entscheidend ist:

• Welche Haltungen und Verhaltensweisen passen zu diesen Werten?
• Wie setzen wir unsere Werte im Alltag praktisch um?

Das sind eure Arbeitsprinzipien – die gelebte Umsetzung eurer Werte.

Der Rhythmus: Eure Meeting-Kadenz.

Während sich die Melodie weiterentwickelt und variiert, bleibt der zugrundeliegende Rhythmus konstant. Er ist der Taktgeber, der alles zusammenhält.‍

One of the biggest advantages that startups have, is execution speed. And you have to have this relentless operating rhythm.

Sam Altman, President Y-Combinator

Euer Rhythmus ist eure Meeting-Kadenz – die Struktur eurer Zusammenarbeit:

• Weeklies – für operative Themen und Fortschritt-Checks.
• Monthlies (halbtägig) – für größere strategische Projekte.
• Quarterlies & Jahres-Meetings – um Vision und Strategie zu schärfen.

Viele Leadership-Teams verzichten aus Zeitgründen auf einen festen Meeting-Rhythmus. Die Folge? Ad-hoc-Entscheidungen für das Dringliche, aber kein Raum für das Wichtige. Ohne klare Abstimmung entstehen Missverständnisse – und das Team verliert an Synchronisation.

Das Leadsheet eures Teams: Die Team Charta

Das Team-Äquivalent zum Lead Sheet ist eure Team-Charta. (Hier der Zugang zu einem Template: Deutsch / Englisch).

Ein gemeinsames Dokument, das alle zentralen Vereinbarungen festhält:

• Stakeholder & Mission – Wofür stehen wir?
• Werte & Arbeitsprinzipien – Wie arbeiten wir zusammen?
• Meeting-Kadenz & Struktur – Was ist unser gemeinsamer Takt?

Und das jedes Teammitglied unterschreibt – als klares Commitment zu dieser Arbeitsweise.

Genau diese minimale, aber unverhandelbare Struktur ermöglicht großartige Improvisation – und echte Innovation. Aus dem Stand.

Gemeinsame Unternehmensentwicklung

Wenn ihr das Team zusammengestellt und den Rahmen der Zusammenarbeit definiert habt, beginnt das eigentliche Zusammenspiel –und mit ihm die Improvisation.

Ein gutes Leadership-Team ist wie ein CEO in Großformat– es übernimmt gemeinsam die Aufgaben, die sonst auf eine einzelne Führungsperson konzentriert sind.

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Hinter all diesen Aufgaben stehen vier Kernkompetenzen:

• Chancen und Risiken identifizieren. Nehmt euch immer wieder Zeit, um die Signale aus dem Markt und dem Team zu reflektieren: Was passiert gerade? Wo ergeben sich neue Chancen? Welche Risiken müssen wir aktiv managen?
• Konflikte lösen. Unterschiedliche Perspektiven führen zwangsläufig zu Spannungen. Ein starkes Führungsteam schafft einen sicheren Rahmen, in dem Konflikte konstruktiv und kreativ gelöst werden.
• Entscheidungen treffen. Entscheidungen sind das Endprodukt eurer Zusammenarbeit. Sie sollten mutig, klar und umsetzungsorientiert sein. Mehr dazu findest du hier.
• Umsetzung nachhalten. Euer Leadership-Team ist die höchste Instanz der Accountability. Stellt euch immer wieder die Fragen: Wird das, was wir beschlossen haben, auch umgesetzt? Bringen wir genügend Tempo in die Organisation? Hier mehr zum Thema Accountability.

Die Führung eines High-Performance-Teams ist eine Kompetenz für sich. Und wie jede Führungskompetenz: Man kann sie lernen.

Reflektiert eure Zusammenarbeit regelmäßig:

• lndividuell – durch klare und wertschätzende Feedbacks.
• Als Team – durch regelmäßige Retros.

Beides, Feedback und Retros, sollten einen festen Platz in euren Meetings haben. Lernt aus euren Misserfolgen, feiert eure Erfolge und werdet damit gemeinsam immer besser.

Der Groove eines starken Leadership-Teams

Jazz ist nicht nur Technik – es ist vor allem Spielfreude, Flow und das tiefe Vertrauen ins Zusammenspiel. Genau das macht auch ein großartiges Leadership-Team aus: Eine Gruppe starker Teamplayer, die sich gegenseitig inspirieren, fordern und gemeinsam etwas Größeres schaffen.

Hier der Prozess nochmal im Überblick:

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Wie in einer Jazz-Combo geht es nicht darum, perfekt zu spielen – sondern darum, einander zuzuhören, Impulse aufzugreifen und den richtigen Groove zu finden. Manchmal trifft jemand eine unerwartete Note – und genau daraus entsteht etwas Magisches.

Miles Davis bringt das auf den Punkt:

Anybody can play. The note is only 20 percent. The attitude of the motherfucker who plays is 80 percent.

Miles Davis

Team Leadership ist kein starres Konzept, sondern lebendige Improvisation. Wenn ihr euch als Team aufeinander einlasst, mit Neugier experimentiert und euch in eurer Rolle frei entfaltet, dann werdet ihr nicht nur effizienter – sondern auch kreativer, mutiger und letztlich: besser.

Also, stellt euch auf, hört aufeinander – und findet euren ganz eigenen Groove. 🎶🔥

Viel Spaß beim Spielen!

Jazz-Combos sind echte High-Performance-Teams: Sie liefern Spitzenleistungen mit minimalen Regeln, maximaler Eigenverantwortung und einem perfekten Zusammenspiel.

Diese 5 Jazz-Prinzipien bringen dein Team in den Groove:

💡 1. Sei der Band Leader, nicht der Dirigent.

Deine Aufgabe ist es, das Team zusammen zustellen, den Rahmen zu setzen und die Zusammenarbeit zu moderieren. Führung heißt nicht Kontrolle, sondern Vertrauen und Empowerment.

💡 2. Setze auf ein kleines, diverses Team.

3 bis maximal 8 Personen mit individuellen Stärken und Stilen. Jeder hat eine klare Rolle und bringt sich aktiv ein – für ein gemeinsames Meisterwerk.

💡 3. Synchronisiert euch mit minimalen Regeln.

Mit einer klaren Team-Charta legt ihr fest: Die Mission & Aufgaben des Teams, die Werte & Prinzipien, aus denen ihr miteinander arbeitet, den Rhythmus & die Struktur eurer Zusammenarbeit. Mehr braucht es nicht für ein exzellentes Zusammenspiel.

💡 4. Improvisiert gemeinsam und schafft Großes.

Innovation und Unternehmensentwicklung entsteht in der Zusammenarbeit und im kritischen Diskurs. Lernt, Konflikte kreativ zu lösen und gemeinsam mutige Entscheidungen zu treffen.

💡 5. Reflektiert regelmäßig eure Zusammenarbeit.

High Performance verlangt kontinuierliches Lernen. Gebt euch Feedback, macht Retros, feiert Fortschritte und entwickelt euch stetig weiter. 

Und nun zu dir!

• Wie divers ist dein Team, haben alle klare Rollen?
• Was ist eure gemeinsame Mission und Vision? Kennt sie jeder?
• Was ist euer Rhythmus? Wie taktet ihr eure Zusammenarbeit?
• Was sind eure Werte und Arbeitsprinzipien?
• Bist du Manager oder ein echter Band Leader?

Hier gibts mehr dazu…

Deine 7 Jobs als Gründer-CEO. Du hast es geschafft. Deine Company hebt ab. Du machst immer weniger selbst. Aber was ist jetzt dein Wert? So unterstützt du dein Team als Gründer-CEO.

In 5 Schritten zur effektiven Entscheidung. Zu effektiven Entscheidungen kommt ihr, wenn ihr diese 5 Schritte eines Entscheidungsprozesses rigoros durchlauft.

4 Bausteine einer starken Accountability-Kultur. Gelebte Rechenschaft macht euch zum High Performance Team. Mit diesen 4 Bausteinen schafft ihr eine starke Accountability-Kultur.

Ein gutes Feedback ist ein Feed Forward. Gutes Feedback ist wie ein kleines Coaching und bringt euch einen gewaltigen Schritt nach vorne. So geht es!  

Überall in der Startup-Szene wird über Bürokratie und fehlendes Kapital geklagt. Dabei gibt es eine viel entscheidendere Zutat für nachhaltigen Erfolg:

Den langfristigen Unternehmergeist

Ohne ihn entstehen keine globalen Marktführer, keine Hidden Champions – und vor allem keine Unternehmen, die unsere Gesellschaft nachhaltig prägen.

In den letzten sechs Jahren habe ich über 170 GründerInnen begleitet und dabei ein Muster erkannt: Viele meiden die Herausforderung, vom Macher zum Leader zu wachsen – und wählen stattdessen vermeintlich einfachere Wege:

• "Klein ist doch auch ganz schön"→ Das Unternehmen bleibt bei max. 50 Mitarbeitenden stehen.
• ”Ich bin halt ein Serial Founder" → Die Firma wird verkauft, und es geht wieder von vorne los.

Das sind valide, persönliche Entscheidungen. Ich kann jeden Gründer verstehen, dem es irgendwann zu viel wird.  

Nur: Große, weltweit wettbewerbsfähige Unternehmen und  entstehen so nicht.

Alle großen Erfolgsgeschichten eint:

Ihr Selbstverständnis

Sie sehen ihr Unternehmertum als langfristige Aufgabe – nicht nur für ihre Mitarbeiter und Kunden, sondern für die Gesellschaft.

🔹 Dirk Roßmann führte Rossmann 49 Jahre – und setzte sich früh für Nachhaltigkeit im Handel ein.

🔹 Aloys Wobben baute mit Enercon nicht nur ein Windkraftunternehmen auf, sondern etablierte nachhaltige Wirtschaftskreisläufe -  28 Jahre lang.

🔹 André Schwämmlein, Daniel Kraus und Jochen Engert prägen Flix seit 13 Jahren und schaffen eine intelligente, grüne Verkehrsalternative.

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Heute dominiert oft ein anderes Mindset:

❌ Schneller Exit statt nachhaltiger Aufbau.

❌ Rendite-Maximierung statt Wertschöpfung.

❌ Dealmaker-Mentalität statt echte unternehmerische Verantwortung.

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Dieses Mindset ist die größte Wachstumsbremse! 📉

Nachhaltige Skalierung braucht mehr als Kapital – sie braucht Gründer und Gründerinnen mit einer langfristigen Vision und dem Mut, gesellschaftliche Verantwortung zu übernehmen.

Die Schlüsselfrage für unsere Zukunft: 🚀

Wer hat den Mut, über die nächste Finanzierungsrunde hinauszudenken – und ein Unternehmen zu bauen, das nicht nur wächst, sondern unsere Gesellschaft mitgestaltet?

📖 Mehr zur Bedeutung des Unternehmergeistes und warum er der wahre Wachstumstreiber ist, erfahrt ihr in meinem Gastbeitrag auf Munich Startup: https://www.munich-startup.de/108110/gastbeitrag-erfolgsformel-startup/

Ich arbeite gerade mit einem Coachee, nennen wir ihn Max. Anfang dreißig, das Unternehmen läuft super, das Team wächst - und doch werden die Aufgaben auf seinem Tisch einfach nicht weniger.

Im Gegenteil. Max hat das Gefühl, unter einem Berg von Arbeit begraben zu sein, die eigentlich sein Team übernehmen sollte.

Also haben wir uns mal angeschaut, was ihn an der Übergabe der Verantwortung blockiert und dabei fünf typische Blocker identifiziert:

• Fehlende Klarheit
• Fehlendes Vertrauen
• Schnell und sofort
• Retter-Impuls
• Fehlende direkte Wirksamkeit

Das Verständnis dieser fünf Blocker war ein echter Eye Opener für Max.

Argh! So viel Selbstsabotage!

Super! Denn Probleme, die in uns selbst liegen, können wir auch selbst lösen.

Wie diese Blockaden im Detail aussehen und wie du sie lösen kannst - das ist der Schwerpunkt dieses Blogartikels.

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Die größten Blockaden liegen in dir

In meinem Buch „Vom Gründer zum CEO“ hat es Martin Giese, selbst erfahrener Leader, CEO Coach und Angel Investor wunderbar formuliert:

„Der schwierigste Schritt auf dem Weg vom Gründer zum CEO ist das Loslassen und das Vertrauen, da man sich nicht immer um alles selbst kümmern kann.“

Martin Giese

Ein schwieriger Schritt, weil er mit unserer Transformation vom getriebenen Macher zum reifen Leader verbunden ist.

Macher-Mindset:
Direkte Kontrolle, Intuitives Vorgehen

Als Macher sind wir ganz direkt an den Dingen dran. Wir

• wissen ungefähr, wohin wir wollen,
• haben ein Gefühl dafür, was wir können,
• haben die Kontrolle über unser Tempo,
• entscheiden über unsere eigene Arbeitslast,
• spüren die Wirkung unserer Arbeit sofort und unmittelbar.

Wir haben die volle Kontrolle über unser Tun. Wir starten einfach mal und adjustieren dann auf dem Weg. Ein super Gefühl der Selbstwirksamkeit.

Leader-Mindset:
Indirekte Kontrolle, explizites Vorgehen

All das ändert sich, wenn wir Verantwortung übergeben wollen. Dann müssen wir

• klare Ziele formulieren,
• anderen Vertrauen,
• ein realistisches Zeitgefühl entwickeln,
• Verantwortung zumuten,
• und die Wirksamkeit unserer Arbeit neu erfahren.

Aus der direkten Kontrolle wird eine indirekte Kontrolle. Klingt trivial, ist aber eine unglaubliche Umstellung. Und dagegen wehrt sich unser Unterbewusstsein mit Händen und Füssen.

Schon sind wir bei den fünf häufigsten Blockaden der Verantwortungsübergabe. Und wie Max sie im Alltag erlebt hat.

Klare Ziele formulieren

Blockade #1: Fehlende Klarheit:

In der Hektik des Alltags fehlt Max die Zeit, sich zu überlegen, was er eigentlich delegieren will: Was ist das Ziel der Aufgabe, was ist der Kontext, wann genau brauche ich es spätestens? Wenn er dann kleinere Themen unausgegoren über den Zaun wirft, geht es meist schief. Erst recht, wenn unser Gegenüber genauso schwammig mit einem „Ja, mache“ ich reagiert.

Ein typisches Beispiel von Max. Er hatte seine Chief of Staff Lisa gebeten: ”Kannst du mir diese Präsentation so schnell wie möglich liefern?“ Und Lisa hatte „Ja, mache ich gerne“ geantwortet. Leider kam die Präsentation dann viel zu spät. Das Problem: Die beiden hatten nicht geklärt, was „so schnell, wie möglich.“ Bedeutet. Max hatte erwartet, dass sich Lisa sofort dransetzt und es noch am Nachmittag liefert. Lisa nahm an, dass es ok ist, dass sie diese Präsentation macht, sobald sie mit einer anderen superdringlichen Anfrage von Max durch war.

Lösung #1: Klarheit in allen Schritten.

Wenn wir Dinge selbst tun, sind sie meist Work in Progress. Wir wissen so grob, was wir erreichen wollen und hangeln uns so durch. Bei der Delegation geht das nicht. Denn nun ist ein zweiter Player mit im Spiel, der seine eigene Agenda hat.

Gute Delegation braucht eine Klärung in 3 Schritten:

• Schritt #1: Selbstklärung. Was brauche ich bis wann, mit welchen Check-ins? Wenn du nur vage Erwartungen kommunizierst, ist ein gutes Ergebnis reiner Zufall. Idealerweise schreibst du dein Briefing auf, denn das Schreiben offenbart die Lücken unserer Überlegungen. Lade über diese Links (deutsch, englisch) dein Briefing-Template herunter.
• Schritt #2: Klärung des gemeinsamen Verständnisses. Erkläre deinem Gegenüber das Ziel und die Rahmenbedingungen und lass sie dann beides mit ihren eigenen Worten erklären. Ein super Check, ob ihr das gleiche Verständnis habt oder ob es noch Klärungsbedarf gibt.
• Schritt #3: Klärung des Lösungsansatzes. Lass dein Gegenüber klar darstellen was genau sie vor hat, um deine Anfrage zu lösen. Klärt auch hier euer gegenseitiges Verständnis.

Mit diesen drei Schritten könnt ihr schon mal ganz viele Missverständnisse der Übergabe auflösen und damit eine gute Vertrauensbasis aufbauen - und damit gleich auch das nächste Problem adressieren.

Vertrauen aufbauen

Problem #2: Fehlendes Vertrauen:

Seine neueren Teammitglieder kennt Max nicht so gut, weiß nicht, wie sie ihren Job machen. Also traut er sich nicht, ihnen einzelne Projekte zu übergeben.

Lösung: Baue schrittweise Vertrauen auf

Projekte übergeben wird nur ungern an Menschen, deren Leistungsfähigkeit wir nicht kennen. Also müssen wir Vertrauen aufbauen. Im Großen und im Kleinen.

Vertrauen im Großen: Ich vertraue deiner grundsätzlichen Leistungsfähigkeit. Dieses Vertrauen entwickelt sich mit derZeit. Startet eure Zusammenarbeit mit kleineren, weniger kritischen Projekten und baut die Zusammenarbeit schrittweise aus. Reflektiert bei jedem Schritt, wie gut die Zusammenarbeit funktioniert. Mehr zum Prozess des Vertrauensaufbaus in diesem Blog-Artikel.

Vertrauen im Kleinen: Ich vertraue deiner Leistungsfähigkeit bei diesem spezifischen Projekt. Dieses Vertrauen gewinnt ihr durch einen strukturierten Prozess der Verantwortungsübergabe (mehr dazu hier). Denn groben Prozess dahinter habe ich schon im letzten Punkt beschrieben.  

Lass deinen Kollegen – noch bevor er durchstartet - einen Vorschlag zur Umsetzung erarbeiten. Diesen Vorschlag diskutiert ihr dann. Jetzt kannst du sehen, was er plant, ob das so passt oder wo ihr noch nachsteuern müsst. Erst wenn das geklärt ist, erfolgt die Verantwortungsübergabe. Mit diesem Prozess baut ihr Vertrauen ganz konkret auf. Ein Zeitinvest zu Beginn der Zusammenarbeit, der euch viel Zeit und Frustration erspart.

Realistisches Zeitverständnis

Blockade #3: Schnell und sofort:

Max möchte, dass alles schnell geht und am besten sofort passiert. Aber die Übergabe braucht Zeit, und dann muss es ja auch erst mal passieren. Also macht er die Dinge lieber „mal eben selbst“.

Lösung: Langsam schneller ans Ziel

Viele von uns haben einen „Sei Schnell“-Antreiber. Ich kenne das selbst nur zu gut ;-) Dieser innere Antrieb möchte die Kontrolle über deine Arbeits-Geschwindigkeit haben. Er gaukelt uns vor, dass wir schneller sind, wenn wir es „mal eben selbst tun“.

Für einzelne Aufgaben mag das stimmen. Aber nicht für den Berg an „mal eben schnell“-Jobs, der sich auf unserem Schreibtisch türmt. Abgesehen davon, dass die allermeisten „mal eben schnell“ Aufgaben gut von anderen gemacht werden können.

Entwickle ein „realistisches Zeitverständnis“. Addiere dieZeiten der ganzen „mal eben“ Projekte zusammen. Autsch! Mach dir klar, wieviele dieser Projekte auf deinem Schreibtisch vergammeln und gar nicht passieren. Soweit zu „Schnell und sofort“

Reflektiere, inwieweit dich „mal eben“-Aufgaben von deinen eigentlichen Themen abhalten.

Und überlege dann, wie du all diese kleineren Jobs im Team verteilen kannst. Die Übergabe kostet dann zwar Zeit - aber sicher sehr viel weniger als der Zeitgewinn, den du aus der Befreiung von diesen Jobs ziehst.

Verantwortung zumuten

Blockade #4 Retter-Impuls

Nicht nur Max ist überlastet, auch das Team ächzt unter der Arbeit. Weitere Belastungen will Max dem Team nicht zumuten, lieber macht er es selbst.

Lösung: Nimm dein Team ernst

Beim Retter-Impuls schlägt ein weiterer innerer Antreiber zu: „Mach´s allen recht.“

Wir möchten unserem Team helfen und entscheiden, sie nicht mit noch mehr Aufgaben zu belasten. Damit werden wir zu ihrem „Retter“. Meist ohne ihr Wissen.

Augenhöhe sieht anders aus. Denn die wohlmeinende Unterstützung hat eine massive Downside: Als „Retter“ sprichst du deinem Team die Kompetenz ab, über die eigene Arbeit zu entscheiden. Vielleicht wäre ja mehr gegangen? Oder ihr hättet gemeinsam neu priorisieren können?

Außerdem verhinderst du mit deiner Rettungsaktion, dass sie neue Erfahrungen machen: Wie priorisiere ich mich selbst? Was ist wirklich wichtig, was kann ich später machen? Wie stimme ich mich ab? Alles Erfahrungen, die sie brauchen, wenn sie immer mehr Verantwortung übernehmen. Und damit zementierst du den Wissens- und Leistungsunterschied zwischen euch.

Diskutiere künftige die zusätzlichen Aufgaben mit deinenTeammitglieder oder dem Team. Entscheidet gemeinsam, wie ihr sie umsetzt. Lass dich von der Einsatzbereitschaft deines Teams überraschen. Du wirst dich wundern, wie viel da geht.

Wirksamkeit neu erfahren

Blockade #5 Direkte Wirksamkeit fehlt

„Verantwortungsübergabe ist ja nur Gelaber, da mache ich nichts.“ Max hat das Gefühl, dass ihn die Abstimmungen Zeit kosten, die er für seine eigentlichen Aufgaben braucht. Und schwupps fällt sie hinten über.

Lösung: Die Wirksamkeit der Verant­wortungs­übergabe erleben.

Definiere deine Wirksamkeit neu. Als Leader bist du wirksam, wenn du immer mehr deiner Aufgaben in dein Team gibst und es in die Lageversetzt, diese Aufgaben so gut wie du oder sogar besser zu erfüllen. Andy Grove bring es auf den Punkt:

„Dein Output als Leader ist der Output deines Teams.“

Andy Grove

Mach die Wirksamkeit deiner Verantwortungsübergabe messbar. Wunderbare KPI sind:

• Projekte, die du erfolgreich an Dritte übergeben hast.
• Steigende Produktivität deines Teams.
• # der Stunden / Woche, die du jetzt für strategische Themen hast.

5 Blockaden und 5 pragmatische Lösungen. Wenn du diese Prinzipien in deine Verantwortungsübergabe einbaust, wird es dir immer leichter fallen, loszulassen. Und du gewinnst Zeit für deine eigentlichen Führungsaufgaben. Was eine Erleichterung!

Viel Spaß beim Umsetzen.

Key Take Aways: Loslassen lernen

Wir möchten so gerne loslassen und sabotieren uns doch selbst. Verantwortungsübergabe wird leicht, wenn du diese 5 Prinzipien verfolgst.

• Mache deine Ziele explizit. Werde dir klar, was das Ziel und die Rahmenbedingungen der Verantwortungsübergabe sind. Nutze dafür das Briefing Template.
• Baue schrittweise Vertrauen auf: Vertrauen ist die Grundlage jeder erfolgreichen Verantwortungsübergabe. Betrachte sie als einen expliziten Prozess.
• Langsam schneller ans Ziel. Eine gute Verantwortungsübergabe kostet Zeit. Aber viel weniger, als wenn du weiterhin alles selbst machst.  
• Mute deinem Team was zu. Du musst hier keinen retten. Traue der Kompetenz deiner Teammitglieder, binde sie aktiv in die Verteilung der Verantwortung ein.
• Erlebe deine Wirksamkeit neu. Wenn du Verantwortung übergibst, hast du viel mehr Impact, als wenn du alles selbst machst. Nimm diesen Impact bewusst wahr.  

Und nun zu dir!

Reflektiere, was du brauchst, um loszulassen

• Welche dieser Blockaden erlebst du besonders stark?
• Was wäre möglich, wenn du diese Blockaden überwindest?
• Was wirst du ab morgen anders machen?

Hier gibts mehr dazu…

Vertrauen ist machbar. Baue auf diese 5 Säulen: Vertrauen ist die Voraussetzung von High Performance. Lies hier, wie du systematisch Vertrauen aufbaust und kittest. Denn Vertrauen ist machbar.

Gib endlich deine Verantwortung ab: Verantwortung abgeben! DieSuperpower erfolgreicher Leader. Und mit der richtigen Technik viel leichter als du denkst!