“Zeitmanagement für Sterbliche”. Dieser Untertitel des Buchs 4000 Weeks von Oliver Burkeman hat es mir wirklich angetan.
Eigentlich ist es uns völlig klar: Unser Leben ist zu kurz, um alles zu machen, was auf der To Do Liste unseres Lebens steht.
Und doch leben wir das Gegenteil.
Unser Schlachtruf „Alles – Gleichzeitig – Sofort“ klingt nach Energie und Dynamik. Produziert aber das Gegenteil: Die Liste unserer Prioritäten ist endlos. Wir wollen alles machen und schaffen doch nur wenig, unter größten Anstrengungen.
Der erste Reflex: Zeitmanagement! Auch ich habe die unterschiedlichsten Hacks probiert. Und immer wieder festgestellt, dass sie eigentlich nur Zeit-Mikromanagement sind. Und Mikromanagement habe ich schon immer gehasst.
Zeit also für ein neues Zeitmanagement.
Ein Zeitmanagement, das uns befreit, statt uns in enge Fesseln zu legen.
MEINE Zeit ist endlich.
Der erste Schritt auf dem Weg zu einem neuen Zeitmanagement ist die Erkenntnis, dass unsere Zeit endlich ist. Trivial und doch…
Ganz gleich wie sehr du deine Meetings, Emails und Arbeitspakete optimierst: Deine Zeit bleibt begrenzt. Das gilt erst recht für DEINE Zeit. Also die Zeit, deren Verwendung du selbst steuern kannst.
Peter Drucker geht davon aus, dass Führungskräften maximal 25% ihrer Zeit selbst gehört. Eher weniger. Der Rest „deiner“ Zeit gehört dem Team, den Kunden, den Investoren, deiner Familie…
Du kennst das sicher: Wenn du deinen Kalender für alle offen hältst, kannst du sicher sein, dass sich deine freie Zeit blitzschnell auflöst. Im Nu sind aus den 25 null Prozent geworden.
Und schon schiebst du deine strategischen Themen wieder in die Abend- oder Wochenendstunden. Dort wo sie halbwegs unerreichbar für die hungrige Meute sind. Aber leider von der Zeit für deine Freunde und Familie abgehen…
Schritt 1: Deine Zeit zuerst.
Der erste Schritt zu einem neuen Zeitmanagement liegt im Schutz DEINER Zeit.
Überlege dir, wie viel Zeit du dir für deine echten Prioritäten nehmen willst. Sei dabei realistisch. Wie gesagt: Mehr als 25% werden es nicht werden.
Überlege dir dann, wohin du diese Zeitblöcke setzt. Wann bist du besonders kreativ? Wann passieren die wenigsten Störungen? An welchem Ort ist diese Zeit am besten geschützt?
Für viele sind das die ersten ein bis zwei Morgenstunden. Wenn nur wenige im Büro sind. Für mich ist das der Montag. Die meisten Coachees haben hier ihre Weeklies. Sprich es ist ein schlechter Tag für die Coachings. Und damit ein guter Tag für mich.
Und suche dir einen Sparringspartner, der dich an deine Versprechen an dich selbst erinnert. So lange bis du DEINE Zeit auch wirklich für deine Themen nutzt.
First things First.
Der Managementpapst Peter Drucker wusste es schon vor mehr als 50 Jahren:
„If there is any one “secret” of effectiveness, it is concentration.
Du wirst effektiv, wenn du dich mit voller Kraft auf den einen kritischen Hebel konzentrierst, der die Dinge wirklich ins Laufen bringt. Und auf die Tätigkeit, mit der du den größten Impact hast.
Schritt 2: Systematische Priorisierung
Die Grundlage der Priorisierung hast du bereits. Es ist die endlos lange Liste der Projekte und Ideen, die du dir grundsätzlich vorgenommen hast.
Priorisiere dann in zwei Schritten:
- Was bringt das Unternehmen / Team jetzt am weitesten nach vorne?
- Wo habe ich den größten Impact?
Bei der Überlegung der Unternehmensprioritäten hilft die Analyse eures Flywheels (Chancen im Markt) und eurer internen Wachstumshebel.
Welcher Treiber des Flywheels hat aktuell den größten Impact auf die weitere Entwicklung eures Unternehmens oder Teams? Ist es die nächste Funding Runde? Der Aufbau eurer Sales Strukturen? Die Erschließung eines neuen Markts?
An welchem internen Wachstumshebel müsst ihr jetzt arbeiten? Ist es die Strategie? Das Leadership Team?
Das ist das erste Level der Priorisierung.
Und frage dich dann, wo in diesem Projekt dein Impact am größten ist. Was kannst nur du machen? Wo kommen deine Stärken besonders gut zum Tragen? Das sind deine Prioritäten.
Radikale Depriorisierung
Du hast dir klare Prioritäten vorgenommen. Maximal zwei. Und doch scheiterst du immer wieder an der Realisierung. Dringende Themen haben sich vor die Wichtigen geschoben.
Was ist passiert? Ganz einfach: Du hast die Prioritäten definiert. Aber es fehlt eine klare Entscheidung GEGEN die vielen möglichen Nebenprojekte.
Deiner To Do Liste eurer Prioritäten steht keine Not To Do Liste der Dinge gegenüber, die du jetzt unterlässt.
Tatsächlich fällt uns die Erstellung einer Not To Do Liste oft noch viel schwerer als die Festlegung unserer Prioritäten. Es ist immer wieder spannend zu sehen, wie sich Teams winden, wenn es darum geht, eine Not To Do Liste zu erstellen. Wenn mal mehr als 2 Themen oder Projekte auf dieser Liste landen ist es eigentlich schon ein Grund zum Feiern.
Schritt 3: No To Do Liste aufstellen
In einer klar definierten und konsequent eingehaltenen Not To Do Liste manifestiert sich unsere wahre Führungsstärke.
Wir entscheiden, was gemacht wird und was nicht. Nicht der Druck der Gegebenheiten.
Der größte Hebel einer effektiven Priorisierung ist dein Mut, laut und deutlich NEIN zu sagen.
Mit der Not To Do Liste definierst du, was jetzt weggelassen wird.
Der Startpunkt sind all die Projekte und Themen, die auf der Prioritätenliste auf Platz 3 und folgende standen. Diese Themen kommen dran, wenn die ersten Prioritäten durch sind.
Weitere Kandidaten für die Not To Do Liste: Legacy Projekte, die du heute nicht mehr machen würdest, Gefälligkeitsprojekte, … Sei radikal. Eine gute Not To Do Liste ist schmerzlich lang. Und sie ist genauso Teil der regelmäßigen Ziel-Reviews, wie die Liste deiner Prioritäten.
One thing at a time.
„Effective Executives do not splinter themselves. They concentrate on one task if all possible.” Noch so ein legendäres Zitat von Peter Drucker.
Selbst wenn ich es geschafft habe, mir nur wenige Prioritäten vorzunehmen, mache ich gerne verschiedene Dinge parallel. Wann immer es an einer Stelle nicht so richtig weitergeht, habe ich noch immer eine andere Baustelle, die sich gerade besser anfühlt.
Wenn ich aber versuche, mehrere Projekte gleichzeitig zu treiben, fällt immer etwas runter, gerne kommt auch alles zu kurz.
Es ist wir beim Jonglieren mit vielen Bällen. Das können auch nur ganz Wenige. Und auch die nur für ein paar Minuten.
Das Ergebnis: Ich fühle mich schlecht. Haben das Gefühl, nichts auf die Reihe zu bekommen. Bin ausgepowert von der vielen Blindleistung.
Auch vielen der Menschen, mit denen ich arbeite, geht es so. Sie wollen mit 10 Bällen jonglieren. Werden hektischer und hektischer, bis alle Bälle am Boden liegen – und sie nicht mehr an ihre Fähigkeiten glauben.
Schritt 4: Eine Sache, richtig gemacht.
„Do one thing well“ ist das Motto meiner besonders produktiven Tage. Ich habe mir nur eine Sache vorgenommen. Ich habe genügend Zeit eingeplant. Und arbeite dann in einem lockeren Tempo durch. In voller Konzentration. Komme in den Flow.
Das Ergebnis: Ich sehe die Ergebnisse wachsen. Ich genieße den Fortschritt und erlebe meine eigene Wirksamkeit. Das macht glücklich und produktiv. Es gibt mir Energie, statt sie zu nehmen. Und es bringt mich in großen Schritten zum Ziel.
Zeit-Autonomie statt Zeit-Mikromanagement
Zeitmanagement für Sterbliche ist eine echte Befreiung. Weg vom Mikromanagement mit vielen Listen und Regeln hin zu vier einfachen Schritten: Blocke die Zeit für dich, priorisiere systematisch, stelle deine Not To Do Liste auf und mach dann eins nach dem anderen.
Wenn du das innerhalb deiner 20-25% schaffst, bekommst du richtig viel gebacken. Und du wirst dich wieder wirksam fühlen.
Und nun zu dir
- Wie viel Zeit nimmst du dir für deine Themen?
- Was ist deine Priorität?
- Was steht auf deiner Not Do Do Liste?
- Was hilft dir, dich auf nur ein Thema pro Zeit zu konzentrieren?
Viel Erfolg beim Ausprobieren!
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