Schluss mit unproduktiven Meetings

Wie war deine Woche bisher? Mal wieder Stunden in unproduktiven Meetings verbracht?

Kaum eine Klage höre ich in meinen Coachings so oft, wie die über unproduktive Meetings. Man trifft sich, diskutiert ausgiebig, entscheidet vielleicht sogar etwas. Und dann passiert ..... nichts.

Die Fähigkeit, produktive Meetings zu führen, ist für Peter Drucker eine der 8 Schlüsselkompetenzen effektiver Executives.

Meetings sind DAS Medium unserer Führung. Hier läuft ein wesentlicher Teil unserer Führungsarbeit: Aufbau von Vertrauen, kritischer Diskurs, Herstellen von Commitment, Rechenschaft, die Ausrichtung auf gemeinsame Ziele. All das braucht Interaktion.

Lies in diesem Blogartikel, mit welchen Hacks du Meetings effektiver gestalten kannst.

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Von der unproduktiven Mammutrunde...

Wenn ich an unproduktive Meetings denke, kommen mir immer sofort die großen Führungsrunden in meinen ersten Monaten bei etventure in den Sinn. Einmal im Monat trafen wir uns in einer Runde von bis zu 24 Führungskräften zum Management Meeting.

Die Inhalte: Blick auf die Zahlen, gegenseitige Updates. Einzelne Bereiche präsentieren sich. Diskussionen ohne klares Ziel.

Am Ende des Tages waren wir alle erschöpft und frustriert. Denn eigentlich war nichts passiert. Viel Reporting, Rechtfertigung, Selbstdarstellung, Diskussion. Aber keine Ergebnisse. Keine Entscheidungen. Unproduktive Blindleistung.

Das kennst du sicher auch aus deinen Meetings. Selbst bei kleineren Runden.

... zur effizienten Entscheidungsrunde

Dann haben wir die Führungsrunde radikal verkleinert. Von 24 auf 8. Für die strategischen Themen haben wir uns weiterhin einmal im Monat einen Tag Zeit genommen.

In den gut vorbereiteten Meetings wurden die Probleme diskutiert UND entschieden, die Entscheidungen dokumentiert und dann beim nächsten Mal nachgehalten.

Am Ende dieser Tage waren wir müde, aber glücklich. Wir hatten jede Menge Entscheidungen produziert und die Entscheidungen der vorhergehenden Session nachgehalten.

Der Vergleich dieser beiden Meetings bringt die „Hacks“ für produktive Meetings auf den Punkt:

• Liebe deine Meetings: Meetings sind DEIN Führungsmedium. Mach sie zu deiner Passion.
• Gute Vorbereitung. Der wichtigste Teil deines Meetings ist vor dem Meeting.
• Effektive Zusammenarbeit. Vollständige Entscheidungen, echtes Commitment.
• Systematisches Nachhalten. Erst die Umsetzung macht dein Meeting effektiv.

Produktive Meetings verlangen eine gute Portion Selbstdisziplin und das Verständnis, dass sich das Zeitinvest in die Vorbereitung und Diskussionen am Ende auszahlt.

Mit diesen Hacks werden deine Meetings produktiver und machen mehr Spaß.

Liebe deine Meetings

Der größte Produktivitätskiller von Meetings: Das Bedürfnis, keine Zeit zu verschwenden.

Für viele sind Meetings eine unnötige Ablenkung von der eigentlichen Arbeit. Meetings kosten Zeit und diese Zeit wird minimiert. Unvorbereitet reinrauschen, nicht wirklich präsent sein, nebenbei noch Mails beantworten, Diskussionen, die an der Oberfläche kratzen, unausgegorene Entscheidungen, null Dokumentation.

Kein Wunder, dass diese Meetings nichts bringen. Garbage in, Garbage out.

Fange an deine Meetings zu lieben. Mach gute Meetings zu deiner Passion. Meetings sind der Raum, in denen dein High Performance Team entsteht. Hier baust du Vertrauen auf, erlebst du die verschiedenen Perspektiven, holst dir Commitment ein, hältst dein Team accountable und richtest alle auf gemeinsame Ziele aus.

80% deiner Führungsarbeit passiert in Meetings. Deine Meetings werden produktiv, wenn du sie als DAS Medium deiner Führung wahrnimmst und sie liebevoll und mit großer Sorgfalt steuerst. Das kostet erst mal mehr Zeit, bringt euch aber schneller nach Vorne.

Gute Vorbereitung ist mehr als die halbe Miete

Der wichtigste Teil des Meetings ist die Vorbereitung. Startet mit der Grundsatzfrage: Warum brauchen wir dieses Meeting? Macht es zum Standard, dass jeder, der ein Meeting plant, die folgenden 5 Fragen beantwortet:

• Löst das Meeting ein konkretes Problem? Probleme lösen, Entscheidung treffen – dafür sind Meetings da. Wenn es nur um Reporting und Infoweitergabe geht: Andere Formate finden. Vielleicht reicht ein kurzer Call, vielleicht müsst ihr euer Dashboard anpassen.
• Was ist das ultimative Ziel dieses Meetings? Werdet so konkret wie möglich: Ich will Entscheidung A treffen. Ich brauche neue Ideen zu Problem X. Wir müssen Z diskutieren und Optionen entwickeln. Je konkreter du bist, desto klarer wird, was im Meeting genau passieren muss.
• Wer muss unbedingt teilnehmen, um das Meeting-Ziel zu erreichen? Die Grundregel: So viele wie nötig, so wenige wie möglich.Stellt sicher, dass die richtigen Menschen am Tisch sitzen. Unvollständige Runden produzieren einen Rattenschwanz an Folgemeetings. Werden es mehr als 8 Menschen? Problem aufteilen, Organisation hinterfragen. Jenseits von 8 Teilnehmern werden Meetings zunehmend unproduktiv.

Microsoft Japan hat eine Regel, nach der Meetings mit mehr als 5 Teilnehmern eine Freigabe von Chef brauchen. Eine wunderbares Signal Richtung kleiner Meetingrunden.

• Was müssen wir wissen, um direkt in die Diskussion zu kommen? Stellt sicher, dass die Teilnehmer alle notwendigen Informationen vorab bekommen. Bereitet die Informationen so auf, dass sie schnell erfasst und zu Entscheidungen gebracht werden können: Lösungsvorschläge mit Begründung, Entscheidungsoptionen...
• Was ist meine Rolle im Meeting? Wenn du als Leader und CEO einfach so ins Meeting gehst, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass du DER Entscheider wirst. Lass dein Team definieren, in welcher Rolle es dich braucht: Als Entscheider, Berater oder musst du nur informiert werden. Klare Signal: Ihr seid in der Verantwortung.

Meeting Hack #1: Keine Meetings ohne Agenda‍

Akzeptiere keine Meetings ohne Agenda und Vorinformationen zu den Themen auf der Agenda.

‍"Wir versuchen, uns über unser Ziel im Klaren zu sein, wenn wir uns zu einer Besprechung hinsetzen - sind wir in diesem Raum, um eine Entscheidung zu treffen oder um eine Diskussion zu führen? Keine Agenda = Kein Meeting.“

Sheryl Sandberg

Die konkrete Agenda hängt vom Ziel des Meetings ab. In Arbeitsmeetings kann sie sehr spezifisch sein. Für die regelmäßigen Abstimmungen im Team hat sich eine Standard-Agenda bewährt, die je nach Meeting (Operatives Weekly, Taktisches Monthly, Strategisches Quarterly) entsprechend ausgedehnt wird.

Hier ein Beispiel für ein 60-90 minütiges Weekly im Führungskreis.

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Das Team steuert das Meeting‍

Eigenverantwortung entsteht durchs Selbermachen. Das gilt auch für Meetings. Lass dein Team die Agenda definieren und die Meetings moderieren. Natürlich kannst du in der Vorbereitung auch deine Ideen und Anforderungen anbringen. Aber lass dein Team erst mal in die Vorleistung gehen.

Warum? Die Vorbereitung durch das Team ist eine wichtige Informationsquelle für dich: Welche Probleme sieht das Team, welche nicht? Wie strukturiert bereitet es die Informationen und Optionen aus? Wo wird bereits gut kooperiert? Wo hakt es in der Zusammenarbeit?

Effektive Zusammenarbeit

Pünktlich und präsent sein.‍

Respektiert eure Zeit. Startet super pünktlich. Seid präsent. Am besten alle anderen Kommunikationskanäle abschalten. Hört wirklich zu.

Meeting Hack #2: Sichtbarer Timer

‍Bei Nordstrom werden Meetings mit einem sichtbaren Countdown-Timer durchgeführt, um die Effizienz zu steigern.

Wolfgang Jenewein

Persönliches Warm-up‍

Startet jedes Meeting mit einem kurzen persönlichen Austausch. Auch wenn es scheinbar Zeit kostet: Das persönliche Warm-up macht euer Meeting produktiver. 5-10 Minuten Warm-up geben euch die Chance wirklich im Meeting anzukommen und umzuschalten. Und es schafft ein Klima des Vertrauens, in dem sich selbst kritische Diskussionen gut führen lassen.

Ich habe für die Teammeetings inzwischen immer mein Set „Darf ich dich das fragen?“  von Hotel Matze auf dem Tisch liegen. Im Check-in ziehe ich dann einfach eine Frage, die dann jeder in der ersten Runde beantwortet. Z.B. „Was denken andere über dich, was nicht stimmt?“ Der nette Nebeneffekt: Ihr lernt euch viel persönlicher kennen.

Meeting Hack #3: Rose, Dornen und Knospe

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Jeder berichtet zum Einstieg über einen Erfolg der letzten Tage (Rose), eine Herausforderung, vor der er stand (Dornen) und etwas, auf das er sich freut (Knospe).

Alisa Cohn

‍Kritischen Diskurs führen‍

Viele Diskussionen kratzen nur an der Oberfläche. Stellt sicher, dass alle kritischen Themen diskutiert werden. Konzentriere dich als Leader darauf, die richtigen Fragen zu stellen.

Startet mit der Exploration des Problems: Was ist hier das wirkliche Problem?

Definiert dann das Ziel und die Randbedingungen der Lösung: Welches Ziel wollen wir erreichen? Welche Kriterien erfüllt eine gute Entscheidung?

Oft reichen wenige gezielte Fragen, um Diskussionen nachhaltig zu vertiefen. Stellt dabei auch sicher, dass sich jeder beteiligt. Ziel: Jeder Teilnehmer sollte mindestens 2 Fragen gestellt haben.

Meeting Hack #4: Drei Optionen

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Bei Amazon dürfen Entscheidungen nur dann getroffen werden, wenn drei Optionen auf dem Tisch lagen. Dies zwingt die Teilnehmer dazu, über verschiedene Optionen nachzudenken und nicht die erstbeste Lösung zu wählen.

Wolfgang Jenewein

‍Vollständige Entscheidungen‍

Letzthin war ich im Partnermeeting einer Kanzlei. Große Frustration: Lange, oft engagierte Diskussionen, aber am Ende passierte nichts.

Das Problem: Unvollständige Entscheidungen.

Beispiel: „Wir kaufen eine Kaffeemaschine.“ klingt zwar nach einer Entscheidung, ist aber de facto nur ein guter Vorsatz. Denn es fehlt alles, was diese Entscheidung produktiv macht: Was heißt das genau, wer macht es und bis wann? Wer muss von dieser Entscheidung wissen, damit die Umsetzung funktioniert? Wann machen wir Zwischenchecks?

Erst, wenn ihr diese Fragen beantworten könnt, habt ihr eine vollständige Entscheidung. Mehr zu guten Entscheidungsprozessen in diesem Blogartikel.

Konsistente Dokumentation‍

Ohne Dokumentation werden hart erarbeitete Entscheidungen schnell vergessen. Nehmt euch am Ende des Meetings Zeit, die Ergebnisse und Entscheidungen gemeinsam schriftlich zu dokumentieren. Klingt bürokratisch, ist aber der beste Hebel, um potenzielle Missverständnisse zu klären und schafft echtes Commitment.

Meeting Hack #5: Letzte 10 Minuten

‍Bei Google werden die letzten 10 Minuten eines Meetings genutzt, um die Diskussion Revue passieren zu lassen, die nächsten Schritte zu beschließen und klare Handlungsaufträge zu erteilen.

Wolfgang Jenewein

Überzeugende Kommunikation‍

Die wenigsten eurer Entscheidungen werden nur die Teilnehmer des Meetings betreffen. Verlasst das Meeting nicht, ohne die Kommunikation in das Team vorzubereiten.  Ihr kommuniziert überzeugend, wenn ihr glaubwürdig seid, eure Entscheidung nachvollziehbar ist und ihr die Empfindungen eurer Kollegen berücksichtigt.

Systematisches Nachhalten

Meeting vorbei, Yeah! Endlich wieder arbeiten...

Aber wie gesagt: Euer Meeting ist nur dann effektiv, wenn die getroffenen Entscheidungen tatsächlich umsetzt werden. Sonst ist die ganze Meetingarbeit für die Katz.

Ich denke dabei immer an mein Lieblingszitat:

Am Ende wird alles gut - und wenn es noch nicht gut ist, dann ist es noch nicht das Ende.

Oscar Wilde

Haltet den Stand der Umsetzung und die Ergebnisse eurer Entscheidungen systematisch nach. Nutzt dazu die nächsten Regelmeetings oder Projektupdates.

Erst das Nachhalten gibt den Meetings eine Traktion, die allen Spaß macht. Ihr werdet von Meeting zu Meeting glaubwürdiger. Denn jetzt wird nicht nur viel geredet, sondern es passiert auch wirklich was.

Viel Spaß beim Ausprobieren!

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Key Take Aways

Meetings sind der Ort, an dem wesentliche Teile unserer Führungsarbeit stattfinden: Aufbau von Vertrauen, kritischer Diskurs, Herstellen von Commitment, Rechenschaft, die Ausrichtung auf gemeinsame Ziele. Damit ist die Gestaltung produktiver Meetings eine Kernkompetenz starker Leader.

Folgende „Hacks“ helfen dir dabei:

• Liebe deine Meetings: Meetings sind DAS Medium deiner Führungstätigkeit. Mach es zu deiner Passion exzellente Meetings zu haben.
• Gute Vorbereitung ist mehr als die halbe Miete. Bereite jedes Meeting mit 5 Fragen durch: Löst das Meeting ein konkretes Problem? Was ist das ultimative Ziel dieses Meetings? Wer muss unbedingt teilnehmen, um das Meeting-Ziel zu erreichen? Was müssen wir wissen, um direkt in die Diskussion zu kommen? Was ist meine Rolle im Meeting?  Vermeide Runden mit mehr als 8 Teilnehmern. Verlange immer eine Agenda. Lass die Vorbereitung vom Team steuern - das schafft Ownership.
• Effektive Zusammenarbeit. Seid pünktlich und präsent. Macht ein persönliches  Warm-up. Stell sicher, dass ihr den Themen im kritischen Diskurs auf den Grund geht. Trefft vollständige Entscheidungen: „Wer mach was bis wann mit welchen Zwischenchecks“. Dokumentiert eure Entscheidungen im Meeting und klärt Missverständnisse. Bereitet eine überzeugende Kommunikation an das Team vor.
• Systematisches Nachhalten. Erst die Umsetzung macht dein Meeting effektiv. Stellt die Umsetzung in Folgemeetings oder Projektupdates sicher. Und schafft damit eine Traktion, die allen Spaß macht und dir als Leader Glaubwürdigkeit gibt.

Und nun zu dir!

• Was ist deine Haltung zu Meetings? Sind sie ärgerliche Störungen im Arbeitsalltag oder dein Medium zur Schaffung eines High Performance Teams?
• Wie sehen eure Meetings aus? Welche Meetings sind effektiv, welche funktionieren nicht? Was kannst du ändern?
• Welcher der Hacks bringt euch am besten weiter? Teste ihn im nächsten Meeting?

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