Ein gutes Feedback ist ein Feed Forward

Letzte Woche hatte ich Coaching mit einem Unternehmer, nennen wir ihn Andreas.

Eine schwierige Situation. Seine Mitarbeiterin Antje hatte alle Kollegen per Mail zum gemeinsamen Frühstück ins Office eingeladen. Alle, außer Andreas. Den sprach sie erst knapp vor dem Termin an. Da hatte Andreas aber schon längst vom Frühstück gehört: Mehrere Kollegen hatten gesehen, dass er nicht eingeladen war und fragten, ob er nicht kommt.

Andreas war irritiert und verärgert. Warum machte sie einen Company-Termin ohne Absprache mit ihm? Er unterstützte sie doch so sehr? Was stand dahinter?

Die Frage im Coaching:

Wie gebe ich ein Feedback, das wirklich ankommt und etwas bewirkt? Und wie kann ich mich bestmöglich vorbereiten?

Alles gute Fragen, die wir in diesem Artikel näher beleuchten.

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Jeder will es und jeder drückt sich. Feedback.

Das ist die Realität des mächtigsten aller Führungsinstrumente: Feedback.

Wobei eigentlich schon der Name falsch ist, denn gutes Feedback ist eigentlich ein Feed Forward. Ein Mini-Entwicklungsprogramm

Feedback ist eine Rückmeldung auf das Verhalten einer Person mit dem Ziel das Verhalten positiv weiterzuentwickeln.  Feedback kann sowohl positiv als auch negativ sein.

Positives Feedback ist ein echter Performance Booster. Mehr dazu in diesem Blogartikel. Hier geht es jetzt aber erst mal um das kritische oder auch Entwicklungs-Feedback.

Gute gemachtes Feedback adressiert die tiefsten Bedürfnisse der Feedbacknehmer und stärkt ihr Selbstbewusstsein:

• Ich bekomme eine Rückmeldung, wo ich stehe und fühle mich damit sicherer.
• Der offene Austausch über Probleme in der Zusammenarbeit schafft Vertrauen.
• Ich lerne und entwickle mich weiter – ich wachse.

Die Erfahrung meines Coachees zeigt aber auch, wie wichtig das Feedback für den Feedbackgeber ist:

• Ich spreche kritische Themen offen aus, statt sie ewig mit mir herumzutragen.
• Wir verlassen das akute Drama und finden einen gemeinsamen Weg nach vorne.

Ein echtes Win-Win.

Und trotzdem tun wir uns oft schwer damit, Feedback zu geben. Aus zwei Gründen:

• Feedback bleibt oft bei der Kritik stehen. Das macht uns hilflos.
• Im Feedback werden oft negative Mutmaßungen zur Intention des Gegenübers geäußert. Das bringt uns in die Defensive. Auch unschön.

Wenn wir diese beiden Klippen sauber umschiffen, wird kritisches Feedback zu einer großartigen, vertrauensbildenden Erfahrung.

Von der Kritik zur Weiterentwicklung

Feedback besteht oft nur aus der negativen Rückmeldung auf „falsches“ Verhalten: Ich sage dir, was du falsch gemacht hast. Punkt.

Ein solches Feedback weckt die dumpfe Angst vor einer Bestrafung - und die meiden wir. Das Ergebnis: Eine „weg von“-Haltung. Künftig meiden wir die schwierige Situation, statt unser Verhalten zu verbessern.

Nicht hilfreich!

Ich habe das erst kürzlich erlebt: Ein super netter Kunde gab mir – sehr freundlich - kritisches Feedback zu einer spezifischen Situation im gemeinsamen Workshop. Völlig zu Recht. Da war ich nicht gut gewesen. Das wusste ich auch.

Der erste Gedanke: Flucht! So einen Workshop mache ich nie wieder. Natürlich kompletter Quatsch. Denn eigentlich war der Workshop gut gelaufen und der Kunde happy.

Also tief durchatmen, sacken lassen und dann überlegen, was ich daraus lernen kann.

Und schon wird Feedback zum Feed Forward: Künftig werde ich in dieser Situation....

Die Wahrheit, und nichts als die Wahrheit

Kritisches Feedback trifft unser Selbstbewusstsein. Wir tun unser Bestes, aber irgendwie ist es nicht genug. Das frustriert uns. Schlimm genug.

Noch schlimmer wird es, wenn uns unser Feedbackgeber schlechte Absichten unterstellt - und das passiert im Ärger schnell: „Die wollte sich nur aufspielen.“ „Der gibt sich keine Mühe!“...

Vielleicht stimmt der Eindruck, und sie wollte es wirklich nicht. Oder der Eindruck trügt. Und die Gute war einfach völlig verpeilt, hat es später festgestellt und sich dann nicht mehr getraut... 

Alles möglich.

Wir hassen Unterstellungen. Gerade, wenn sie unseren guten Willen und unser Engagement anzweifeln. Wir erleben sie als Angriff, schalten auf Abwehr. Und schon stockt das Feedback. Läuft ins Nichts.

Auch nicht hilfreich!

Die Lösung: Arbeite im Feedback ausschließlich mit „unbestreitbaren Wahrheiten“, Formulierungen, denen dein Gegenüber nicht widersprechen kann.

Und die gibt es in zwei Flavours:

• Daten & Fakten: Beschreibe die Situation und das Verhalten so faktenbasiert wie möglich. Stell dir vor, jemand hätte die ganze Szene gefilmt.
• Emotionen & Gedanken: Was war die Wirkung auf dich? Welche Gefühle hat das Verhalten in dir ausgelöst? Welche Gedanken gingen dir durch den Kopf? Vermeide es, Mutmaßungen als Gefühl oder Gedanken zu verpacken: „Ich habe gefühlt, dass du dich aufspielen willst“

So, damit haben wir alles, was wir für ein gutes Feedback brauchen.

Zauberformel SBI-D

Wie sieht nun gutes Feedback bzw. Feed Forward aus? Ich arbeite gerne mit der SBI-D-Methode: Situation - Behaviour - Impact – Bindestrich (Atempause) – Development.

Schritt 1: Situation

Starte dein Feedback mit der Situation, auf die sich dein Feedback bezieht. Kurz, knapp faktenbasiert. Als hättest du die Situation gefilmt.

„Letzte Woche hast du eine email an alle geschickt,...“

Kurzer Augenkontakt, schauen, ob dein Gegenüber die gleiche Situation vor Augen hat.

Schritt 2: Behaviour

Beschreibe dann das Verhalten, auf das du Feedback geben willst. Wieder so neutral und faktenbasiert wie möglich.

„...darin hast du alle zum gemeinsamen Frühstück ins Office eingeladen. Ich war nicht auf der Liste. Mich hast du erst viel später angesprochen.“

Wieder kurzer Augenkontakt - Check: Ist das angekommen?

Schritt 3: Impact

Im dritten Schritt beschreibst du die Auswirkung, die das Verhalten deines Gegenübers auf dich gehabt hat. Was hast du als Reaktion auf das Verhalten gedacht oder gefühlt.

„Mich hat das verunsichert - ich weiss nicht, was du damit erzielen willst? Und es hat auch die Kollegen irritiert. Einige sind auf mich zugekommen und haben mich gefragt, ob ich auch dabei bin.“

4. Schritt: Atempause

Als nächstes kommt der Bindestrich - eine Atempause. Zeit, das Feedback ankommen zu lassen.

Negatives Feedback verunsichert uns. Wir müssen unser Selbstbild anpassen. Das braucht einen Moment Zeit. Und positives Feedback dürfen wir uns gerne genüsslich auf der Zunge zergehen lassen. Auch das braucht einen Moment Zeit.

Idealerweise quittiert der Feedbacknehmer das Feedback mit einem DANKE. Das ist genau ein Atemzug und unterstützt das Runterkommen. Und es erkennt an, dass Feedback Mut verlangt – auch vom Feedbackgeber.

Klärt dann erst mal, wie dein Gegenüber das erlebt hat: ”Wie war das für dich? Was war da passiert?“

Wenn ihr ein gemeinsames Verständnis dessen habt, was wirklich passiert ist und was es auf beiden Seiten ausgelöst hat, ist es Zeit für den letzten Schritt.

5. Schritt: Development

Jetzt geht es vom Rückwärtsgang in den Vorwärtsgang: Die Entwicklung. Entwickelt eine gute Handlungsoption, das künftige Verhalten.

Am meisten Ownership für die Veränderung entwickelt dein Gegenüber, wenn er oder sie einen eigenen Vorschlag erarbeitet. Deshalb leitest du diese letzte Phase am besten mit einer Frage ein, z.B.

„Wie sollten wir so etwas künftig machen? Hast du Vorschläge?“

Und schon ist aus dem Feedback ein Feed Forward geworden.

SBI-D Feedback ist SPITZE

Zum Schluss noch ein kleiner Feedback Knigge, der dein Feedback wirklich SPITZE macht.

• Spezifisch. Gib Feedback immer auf eine konkrete, spezifische Situation. Kein generisches „Du machst immer..:“
• Positive Haltung: Auch wenn etwas schiefgelaufen ist: Gehe davon aus, dass es dein Gegenüber eigentlich gut meint und er oder sie sich entwickeln will.
• Intention: Mach dir klar, was dein Feedback erreichen soll. Was soll sich ändern, was ist das Zielverhalten? Ohne diese Klarheit wird Feedback wischiwaschi.
• Taten und Verhaltenbewerten,nicht den Charakter des Menschen. „Dein Verhalten hat mich irritiert“ ist etwas, das ich ändern kann, während „Du irritierst“ ankommt, wie ein unveränderliches Schicksal.
• Zeitnah, zum richtigen Zeitpunkt. Gib Feedback möglichst schnell nach der Situation, aber zum richtigen Zeitpunkt. Alle müssen einen kühlen Kopf haben. Wenn jemand sehr aufgeregt ist: Lieber warten. Aber maximal eine Woche.
• Empathisch. Ohne Empathie ist Feedback einfach nur SPITZ – das willst du nicht. Zeige deinem Gegenüber, dass dir an ihm oder ihr liegt. Mit Empathie fördert Feedback das persönliche Wachstum und das Vertrauens zwischen euch.

Genau das hat Andreas erlebt. Er hatte sich mit diesem Vorbereitungstemplate (Deutsch / Englisch) gut auf sein Feedback vorbereitet. Und Antje dann in Ruhe durch das Feedback geführt.

Klar, offen und ohne Unterstellungen. Eine riesen Erleichterung für Antje, die ihm darauf ein super Feedback gab: „Das Wichtigste an diesem Gespräch: Mir wurde nichts unterstellt!“

Die Schlussfolgerung von Andreas: „Ich habe kritisches Feedback gegeben und es hat unser Vertrauen gestärkt.“

Besser geht es nicht!

Viel Erfolg beim Ausprobieren!

Key Take Aways

Ein gutes Feed-Forward nach der SBI-D Methode hat 5 Phasen:

• Situation. Beschreibe die betreffende Situation. So objektiv und faktenbasiert wie möglich.
• Behaviour. Beschreibe dann das Verhaltens, das gut oder kritisch war. Auch als hättest du es gefilmt.
• Impact. Beschreibe dann die Auswirkung des Verhaltens auf dich. Welche Gedanken oder Gefühle, hat das Verhalten in dir ausgelöst.
• - „Atempause“. DANKE und Klärung der gegenseitigen Wahrnehmung.
• Development. Entwicklung einer neuen, produktiveren Verhaltensweise. Du maximierst die Ownership, wenn der Feedbacknehmer seine eigene Idee entwickelt.

Mit diesem Prozess zeigst du nicht nur, wo dein Gegenüber besser werden kann. Du hilfst ihm oder ihr wirklich besser zu werden und Neues zu lernen.

Und ein gutes Feedback ist SPITZE: Spezifisch, Positive, mit Intention und Fokus auf die Taten, Zeitnah /zum richtigen Zeitpunkt und Empathisch.

Ein gutes Feedback ist damit wie ein kleines Coaching und bringt euch einen gewaltigen Schritt nach vorne.

Und nun zu dir!

• Was prägt deine Haltung gegenüber Feedback? Wie kannst du eine positivere Haltung entwickeln?
• Wie oft gibst du positives und negatives Feedback? Schaffst du mit deinem Feedback eine Entwicklungsperspektive?
• Wie hast du bisher Feedback gegeben? Kam es bei deinem Gegenüber an? Was würdest du jetzt anders machen?

Weiterführende Artikel

Danke für das Feedback. Kritisches Feedback löst starke Gefühle aus. Das ist ok. Lerne sie zu verstehen und in Aktion zu kommen.