Wie war deine Woche bisher? Mal wieder Stunden in unproduktiven Meetings verbracht?
Kaum eine Klage höre ich in meinen Coachings so oft, wie die über unproduktive Meetings. Man trifft sich, diskutiert ausgiebig, entscheidet vielleicht sogar etwas. Und dann passiert ….. nichts.
Die Fähigkeit, produktive Meetings zu führen, ist für Peter Drucker eine der 8 Schlüsselkompetenzen effektiver Executives.
Meetings sind DAS Medium unserer Führung. Hier läuft ein wesentlicher Teil unserer Führungsarbeit: Aufbau von Vertrauen, kritischer Diskurs, Herstellen von Commitment, Rechenschaft, die Ausrichtung auf gemeinsame Ziele. All das braucht Interaktion.
Lies in diesem Blogartikel, mit welchen Hacks du Meetings effektiver gestalten kannst.
Von der unproduktiven Elefantenrunde…
Wenn ich an unproduktive Meetings denke, kommen mir sofort die großen Führungsrunden in meinen ersten Monaten bei etventure in den Sinn. Einmal im Monat trafen wir uns in einer Runde von bis zu 24 Führungskräften zum Management Meeting. Die Inhalte: Blick auf die Zahlen, gegenseitige Updates. Einzelne Bereiche präsentieren sich. Diskussionen ohne klares Ziel.
Am Ende des Tages waren wir alle erschöpft und frustriert. Denn eigentlich war nichts passiert. Viel Reporting, Rechtfertigung, Selbstdarstellung, Diskussion.
Aber keine Ergebnisse. Keine Entscheidungen. Unproduktive Blindleistung.
Das kennst du sicher auch aus deinen Meetings. Selbst bei kleineren Runden.
… zur effizienten Entscheidungsrunde
Dann haben wir die Führungsrunde radikal verkleinert. Von 24 auf 8. Für die strategischen Themen haben wir uns weiterhin einen Tag im Monat Zeit genommen.
In gut vorbereiteten Meetings wurden die Probleme diskutiert UND entschieden, die Entscheidungen dokumentiert und dann beim nächsten Mal nachgehalten.
Am Ende dieser Tage waren wir müde, aber glücklich. Wir hatten jede Menge Entscheidungen produziert und die Entscheidungen der vorhergehenden Session nachgehalten.
Der Vergleich dieser beiden Meetings bringt die 4 wichtigsten „Hacks“ für produktive Meetings auf den Punkt:
- Positive Grundhaltung. Meetings sind dein Führungsmedium. Nutze es effektiv.
- Gute Vorbereitung. Macht euch klar: Was soll in welcher Runde erreicht werden?
- Effektive Zusammenarbeit. Produziert vollständige Entscheidungen, die alle unterstützen.
- Konsequentes Nachhalten. Stellt sicher, dass die Entscheidungen umgesetzt werden.
Produktive Meetings verlangen eine gute Portion Selbstdisziplin und das Verständnis, dass sich das Zeitinvest in die Vorbereitung und Diskussionen am Ende auszahlt.
“Most of the work of knowledge workers is done in meetings. And it’s surprising to me that we spend as little time as we do on actually thinking about the meetings we’re having, if they’re productive, if they’re worthwhile, and if they’re delivering on what the ambition was.”
Daniel Ek, Spotify
Mit diesen Hacks werden deine Meetings produktiver und machen mehr Spaß.
Positive Grundhaltung
Der größte Produktivitätskiller von Meetings: Das Bedürfnis, keine Zeit zu verschwenden.
Wie oft höre ich: „Diese ganzen Meetings nerven mich so. Ich komme nie zum Arbeiten.“
Meetings sind für viele eine unnötige Ablenkung von der eigentlichen Arbeit. Meetings kosten Zeit, und diese Zeit wird minimiert. Unvorbereitet reinrauschen, nicht wirklich präsent sein, Diskussionen, die an der Oberfläche kratzen, unvollständigen Entscheidungen.
Kein Wunder, dass diese Meetings nichts bringen. Garbage in, Garbage out.
80% deine Führungsarbeit passiert in Meetings.
Meetings sind der Raum, in denen dein High Performance Team entsteht.
Deine Meetings werden produktiv, wenn du sie als das wesentliche Medium deiner Führungstätigkeit wahrnimmst und sie mit großer Sorgfalt steuerst. Das kostet erst mal mehr Zeit, bringt euch aber schneller nach vorne.
Gute Vorbereitung
Muss das Meeting sein?
Die Vorbereitung jedes Meetings startet mit der Grundsatzfrage: Was soll damit erreicht werden? Braucht es dieses Meeting überhaupt?
Meetings sind immer dann produktiv, wenn sie zu den 5 Funktionen einen High Performance Teams beitragen: Aufbau von Vertrauen, kritischen Diskurs, Herstellen von Commitment, Rechenschaft, die Ausrichtung auf gemeinsame Ziele. Geht es hier nur ums Reporting, die Weitergaben von Informationen? Raus damit. Das geht effizienter.
So groß wie nötig, so klein wie möglich
Je größer die Runde, desto unproduktiver das Meeting. Produktive Meetings haben maximal 8 Teilnehmer. Überlegt genau, wer wirklich dabei sein muss. Wenn es mehr als 8 Menschen sind, ist das ein Zeichen von zu vielen Schnittstellen oder unproduktiven Führungsstrukturen.
Bei etventure haben wir die Reduktion von 24 auf 8 Teilnehmer geschafft, in dem wir für verschiedene Bereiche Vertreter definiert und klarere Führungsstrukturen eingeführt haben. Die bessere Organisation ermöglichte kleinere Entscheidungsrunden.
No Agenda, No Attenda
Keine Meetings ohne Agenda und Vorbereitung. Zu jedem Thema sollte es vorab vorbereitende Notizen oder Entscheidungsvorlagen geben. Macht euch klar, was ihr aus diesem Meeting mitnehmen wollt, welche Entscheidungen getroffen werden sollen und stellt dann sicher, dass ihr alle notwendigen Informationen habt.
Die Agenda hängt stark von Themenfeld des Meetings ab. In Arbeitsmeetings kann sie sehr spezifisch sein. Für die regelmäßigen Abstimmungen im Team hat sich eine Standard-Agenda bewährt, die je nach Meeting (Operatives Weekly, Taktisches Monthly, Strategisches Quarterly) entsprechend ausgedehnt wird.
Hier ein Beispiel für ein 60-90 minütiges Weekly im Führungskreis.
Das Team steuert das Meeting
Selbermachen schafft Eigenverantwortung. Das gilt auch für Meetings. Lass dein Team die Agenda definieren und die Meetings moderieren.
Natürlich kannst du in der Vorbereitung auch deine Ideen und Anforderungen anbringen. Aber lass dein Team erst mal in die Vorleistung gehen. Die Vorbereitung durch das Team ist eine wichtige Informationsquelle für dich: Welche Probleme sieht das Team, welche nicht? Wo wird bereits gut kooperiert, wo hakt es in der Zusammenarbeit?
Habe als Leader eine klare Rolle
Wenn du als Leader und CEO einfach so ins Meeting gehst, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass du wieder mal alle Entscheidungen treffen musst.
Lass dein Team definieren, in welcher Rolle es dich braucht: Als Entscheider, Berater oder musst du nur informiert werden. Damit gibst du ein klares Signal Richtung mehr Selbstverantwortung im Team. Und kannst deine eigene Vorbereitung besser steuern.
„Many people think that if you’re the CEO, your job is always to be the approver. But if you have a great team, that’s not at all the role that you should have. You should be sometimes the person who’s only consulted. Sometimes there’s someone more competent making that decision. But you could be a person who is the sounding board where you can bounce ideas off.“
Daniel Ek, Spotify
Effektive Zusammenarbeit
Kritischen Diskurs führen
Viele Diskussionen kratzen nur an der Oberfläche. Stellt sicher, dass alle kritischen Themen diskutiert werden. Konzentriere dich als Leader darauf, die richtigen Fragen zu stellen.
Startet mit der Exploration des Problems: Was ist hier das wirkliche Problem?
Definiert dann das Ziel und die Randbedingungen der Lösung: Welches Ziel wollen wir erreichen? Welche Kriterien erfüllt eine gute Entscheidung?
Oft reichen wenige gezielte Fragen, um Diskussionen nachhaltig zu vertiefen.
Vollständige Entscheidungen
Letzte Woche war ich im Partnermeeting einer Kanzlei. Große Frustration: Lange, oft engagierte Diskussionen, aber am Ende passierte nichts.
Das Problem: Unvollständige Entscheidungen.
Beispiel: „Wir kaufen eine Kaffeemaschine.“ klingt zwar nach einer Entscheidung, ist aber de facto nur ein guter Vorsatz. Denn es fehlt alles, was diese Entscheidung produktiv macht: Was heißt das genau, wer macht es und bis wann? Wer muss von dieser Entscheidung wissen, damit die Umsetzung funktioniert?
Erst, wenn ihr diese Fragen beantworten könnt, habt ihr eine vollständige Entscheidung. Mehr zu guten Entscheidungsprozessen in diesem Blogartikel.
„No decision has been made unless carrying it out in specific steps has become someone‘s work assignment and responsibility. Until then there are only good intentions.“
Peter F. Drucker
Konsistente Dokumentation
Ohne konsistente Dokumentation werden hart erarbeitete Entscheidungen schnell vergessen.
Nehmt euch am Ende des Meetings Zeit, die Ergebnisse und Entscheidungen gemeinsam schriftlich zu dokumentieren. Klingt bürokratisch, ist aber der beste Hebel, um noch bestehenden Missverständnisse zu klären und schafft damit ein echtes Commitment.
Überzeugende Kommunikation
Die wenigsten eurer Entscheidungen werden nur die Teilnehmer des Meetings betreffen. Verlasst das Meeting nicht, ohne die Kommunikation in das Team vorzubereiten. Ihr kommuniziert überzeugend, wenn ihr glaubwürdig seid, eure Entscheidung nachvollziehbar ist und ihr die Empfindungen eurer Kollegen berücksichtigt.
Konsequentes Nachhalten
Meeting vorbei, Yeah! Endlich geht es an die echte Arbeit…
Aber wie gesagt: Euer Meeting ist erst dann produktiv, wenn die getroffenen Entscheidungen umgesetzt sind.
Stellt daher sicher, dass ihr den Stand der Umsetzung und die Ergebnisse eurer Entscheidungen konsequent nachhaltet. Vielleicht in den nächsten Regelmeetings oder in eigens anberaumten Projektupdates.
Durch die gute Dokumentation und Kommunikation der Entscheidungen sollte das eigentlich ganz leichtfallen.
Damit bekommt die Arbeit in den Meetings eine Traktion, die allen Spaß macht. Und ihr werdet von Meeting zu Meeting glaubwürdiger. Denn jetzt wird nicht nur viel geredet, sondern es passiert auch wirklich was.
Key Take Aways
Meetings sind die Orte, an dem wesentliche Teile unserer Führungsarbeit stattfinden: Aufbau von Vertrauen, kritischer Diskurs, Herstellen von Commitment, Rechenschaft, die Ausrichtung auf gemeinsame Ziele.
Damit ist die Gestaltung produktiver Meetings eine Kernkompetenz starker Leader. Folgende „Hacks“ helfen dir dabei:
- Positive Grundhaltung: Meetings sind das Medium deiner Führungstätigkeit. Nutze sie optimal.
- Gute Vorbereitung. Mache nur Meetings, die auf deine Führungsarbeit einzahlen. Vermeide Runden mit mehr als 8 Teilnehmern. Ohne Agenda und Vorbereitung kein Meeting. Lass die Vorbereitung vom Team steuern und lass dir eine klare Rolle geben. Das schafft Ownership.
- Effektive Zusammenarbeit. Stell sicher, dass ihr den Themen im kritischen Diskurs auf den Grund geht. Trefft vollständige Entscheidungen: „Wer macht was bis wann“. Dokumentiert eure Entscheidungen schon im Meeting und klärt damit Missverständnisse. Bereitet eine überzeugende Kommunikation an das Team vor.
- Konsequentes Nachhalten. Stellt die Umsetzung in Folgemeetings oder Projektupdates sicher. Und schafft damit eine Traktion, die allen Spaß macht und dir als Leader Glaubwürdigkeit gibt.
Viel Spaß beim Ausprobieren!
Und nun zu dir!
- Was ist deine Haltung zu Meetings? Sind sie ärgerliche Störungen im Arbeitsalltag oder dein Medium zur Schaffung eines High Performance Teams?
- Wie sehen eure Meetings aus? Welche Meetings sind produktiv, welche funktionieren nicht? Was kannst du ändern?
- Welcher der Hacks bringt euch am besten weiter? Teste ihn im nächsten Meeting?
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